Вверх

Как автоматизировать эффективный оборот тысячи деловых бумаг: опыт Itella

Название проекта
ГлавнаяКак автоматизировать эффективный оборот тысячи деловых бумаг: опыт Itella

Наши результаты:

  1. Создание единого корпоративного хранилища для всей кадровой документации;
  2. Сокращение трудозатрат на создание и изменение мастер-данных;
  3. Сокращение времени на поиск нужной информации в 2 раза;
  4. Полное соответствие документации законодательству РФ.

«Как автоматизировать эффективный оборот тысячи деловых бумаг: опыт Itella»

Отзыв Заказчика

Положительный опыт сотрудничества в области поддержки 1С, европейские методики ведения проектов и высочайший уровень подготовки специалистов определили наш выбор assino в качестве исполнителя для задачи внедрения системы документооборота.

Томашевский Андрей (старший инженер)

ООО «Ителла»

Бизнес-задачи:
  • Бизнес-задача 2
Отрасль:
  • Отрасль 2
Коротко о проекте:

Компания Itella, подразделения которой находятся в значительной географической удалённости друг от друга и персонал в России насчитывает более 3 000 человек, построила распределённую систему документооборота.
К тому моменту Itella продолжала сотрудничество с assino. Компания по-прежнему предоставляла техническое и информационное сопровождение систем автоматизации и баз данных. Высокая эффективность проводимых мероприятий убедила Itella вновь обратиться в assino.

Специалисты компании произвели комплексную автоматизацию документооборота российского подразделения и организовали единое корпоративное информационное пространство, позволяющее формализовать и автоматизировать электронный документооборот.

Цели и задачи проекта

Цели:

  • Организация хранения корпоративной документации в единой информационной базе;
  • Автоматизация процесса работы с документами (договоры, приказы, распоряжения);
  • Автоматизация бизнес-процессов юридического отдела.

Задачи:

  • Модернизировать и наладить процесс оперативного обновления бизнес-данных – внедрение 1С: MDM;
  • Формализовать и регламентировать бизнес-процессы, связанные с документооборотом – внедрение 1С: Документооборот;
  • Внедрить стандарты отчетности МСФО (IFRS) в российском представительстве;
  • Обучить персонал работе с системой.
Ситуация до старта проекта

Itella – один из ведущих провайдеров логистических услуг в северной и восточной Европе. После слияния с Национальной логистической компанией, произошло стремительное расширение, что вызвало сложности в организации документооборота внутри подразделений.

Ежедневно в компании обращались сотни деловых бумаг, а сложное, постоянно меняющееся российское законодательство, усложняло и тормозило процесс развития компании в целом.
В итоге, компания столкнулась с недостатками действующей учетной системы:

  • Отсутствие единой методологической базы по ведению основных данных в информационных системах;
  • Отсутствие единого хранилища корпоративной документации;
  • Наличие большого количества ошибок и дублей в реквизитах Мастер-данных;
  • Отсутствие учета важных для различных бизнес-подразделений условий и реквизитов документов;
  • Неоперативное поступление бизнес-данных в подразделения;
  • Низкий уровень управляемости входящей и исходящей корреспонденции.
Архитектура решения и масштаб

Для достижение поставленных целей assino применило проектный подход в своей работе. В первую очередь был проведен анализ и формализация бизнес-процессов, получен отклик от ключевых сотрудников компании. По итогам аналитической работы была разработана концепция будущего проекта.
В рамках проекта специалистами компании assino было предложено:

  • Внедрить продукт «1С:MDM»;
  • Внедрить 1С: Документооборот;
  • Формализовать и регламентировать бизнес-процессы, связанные с документооборотом;
  • Обучить персонал работе с системой.
Особенности и уникальность проекта

Цель реализации проекта — устранение недостатков существующих систем, а также развитие информационной инфраструктуры компании.
Функциональное назначение системы определялось необходимостью реализации трех подсистем:
1.Управление Мастер-данными — эффективный центр управления корпоративными Мастер-данными;
2.Хранилище корпоративной документации – единое хранилище всей корпоративной документации.
Система обеспечивает быстрый и эффективный поиск документов. Реализована возможность хранения детальной истории по всем этапам и изменениям документа. Обеспечен учет необходимых реквизитов документов для бизнес-подразделений, а также их динамическое изменение на основании новых процессов согласования, влияющих на первичный документ. Появилась возможность отслеживания сроков действия договоров, сроков платежей и пр.
3.Автоматизация бизнес-процессов согласования была основана на текущей организационной структуре компании и штатном расписании, а также действующих корпоративных положениях, регламентирующих эти процессы. Новая информационная система способна хранить всю историю процессов и оперативно отслеживать текущий этап согласования и формировать статистику о сроках и эффективности работы ответственных лиц в этих процессах.
Обязательными условиями реализации данного проекта являлись минимальные изменения типовых конфигураций, а также сохранение масштабируемости системы и возможности дальнейшего существенного ее функционального развития.

Результаты проекта
  • Организация кадровой документации в единое корпоративное хранилище;
  • Внедрение системы MDM существенно сократило трудозатраты на создание и изменение мастер-данных;
  • Настройки утверждения изменений позволили уменьшить число возможных ошибок, которые могли бы стать критичными для работы компании;
  • Высокая скорость принятия решений и полное соответствие документации законодательству РФ;
  • Сокращение времени на поиск нужной информации в 2 раза;
  • Исключена возможность потери информации;
  • Проект реализован полностью с минимальными доработками, которые не повлияли на стоимость проекта и сроки его завершения.
Задействованные решения:
  • Решение 2

Обзор проекта

Технические характеристики, этапы и процедуры внедрения

Смотреть

Похожие кейсы

Перед Itella стояла задача по созданию единой информационной системы для организации эффективной деятельности российского подразделения…

Новости компании

    No posts were found.