Результаты поиска:

Комплексная автоматизация бизнес процессов

С ростом бизнеса в работе любого предприятия возникает необходимость автоматизации отдельных процессов. Внедрение комплексной автоматизации бизнес процессов обеспечивает слаженность работы компании, позволяя извлечь больше выгоды и получить максимальный размер прибыли. Автоматизация бизнес процессов является процессом создания автономной системы управления работой предприятия. Ее внедрение позволяет обеспечить контроль всех процессов работы компании, принимать управленческие решения, при необходимости вносить коррективы.

Автоматизация бизнес-процессов: основные задачи

Комплексная автоматизация обеспечивает решение следующих задач:

  • защита предприятия от недобросовестных работников, сведение к минимуму нанесения ими вреда;
  • повышение качества продукции, оказываемых услуг;
  • обеспечение эффективного контроля по сохранности материальной базы компании;
  • мониторинг производственных процессов;
  • оперативное информирование внутренних и внешних пользователей.

Для различных предприятий автоматизация бизнес процессов может отличаться. В первую очередь это контроль сотрудников, разработка мероприятий, направленных на стимулирование персонала, повышения результатов его работы. Автоматизация бизнес процессов обеспечит возможность внесения корректировок в те цели, которые стоят перед предприятием. Главной целью работы любого предприятия является повышение качества выпускаемой продукции, предоставляемых услуг. Комплексная автоматизация обеспечивает оперативный контроль качества в короткие сроки.

Преимущества

Автоматизация бизнес-процессов имеет свои преимущества:

  • оптимизация всех бизнес-процессов;
  • снижение уровня затрат;
  • постоянный контроль производства обеспечивает высокое качество товаров;
  • исключение непредвиденных простоев, незапланированных ремонтов, оперативное устранение возникших проблем;
  • оптимизация взаимоотношений с поставщиками и покупателями;
  • быстрая реакция на все изменения на рынке.

Комплексная автоматизация оправдана и экономически, поскольку обеспечивает предприятию возможность выполнять поставленные задачи быстро и качественно.

Современные методы автоматизации бизнес-процессов

На сегодня одним из наиболее эффективных методов комплексной автоматизации является «западный» метод. В его основе лежит эффективность принятых стратегий развития компании. Если коротко, то автоматизируются только те задачи, которые обеспечивают достижение главной задачи. Суть такого метода заключается в следующем:

  • цели и стратегии предприятия определяют те процессы, которые требуют улучшения;
  • для каждого бизнес процесса устанавливается задача, реализация которой позволяет повысить эффективность работы компании;
  • проводится оценка предварительного результата автоматизации отдельного бизнес-процесса;
  • проводится комплексная автоматизация.

Используя данный метод автоматизации комплексной автоматизации, проводится оценка основных задач, реализация которых позволит повысить эффективность работы предприятия. Внедряя его в нашей стране, важно учитывать следующие факторы;

  • низкий уровень квалификации или отсутствие навыков использования менеджерами информационных технологий;
  • недостаточно развитая информационно-техническая инфраструктура;
  • часто политика предприятия не ориентирована на клиента;
  • отсутствие эффективных методик планирования деятельности;
  • задачи автоматизации процессов чаще всего решаются локально.

Важно учитывать и очень жесткие правила ведения бухгалтерского и налогового учета. Решение этих задач часто связано с использованием большого количества ресурсов компании. На сегодня для автоматизации бизнес-процессов отечественных компаний был разработан совершенно новый подход:

  • автоматизация направлена на основные процессы для любого предприятия – учет и контроль;
  • автоматизация проводится постепенно;
  • автоматизация вовлекает руководящий состав компаний;
  • развитие информационной системы;
  • постепенная перестройка всех бизнес-процессов.

Использование данного метода комплексной автоматизации имеет свои преимущества.

  • Автоматизация позволяет решать задачи бухгалтерского и налогового учета.
  • Снижается уровень затрат на проведение автоматизации.
  • В процесс вовлечен управленческий персонал, что позволяет отслеживать связи между процессами управления и принятыми ИТ-решениями.
  • Решение задач по оптимизации затрат предприятия, работы с контрагентами и клиентами.
  • Повышение уровня квалификации сотрудников.

Комплексная автоматизация бизнес процессов часто проводится в несколько этапов. Так, сначала проводится автоматизация операций управленческого и оперативного производственного учета. Следующим этапом проводится улучшение работы кадрового отдела, расчетного отдела, бухгалтерской службы.

Операции по улучшению бизнес процессов в условиях современного рынка требуют глубокого понимания нюансов деятельности компании.

Бесшовная интеграция с 1С: Документооборот

Работа с документами часто выходит за границы стандартных решений, предлагаемых «1С» и другими приложениями. Для обеспечения эффективной работы важно обеспечить интеграцию между ними.

Бесшовная интеграция с 1С Документооборот обеспечивает доступ к работе с программными приложениями на базе «1С». Технология обеспечивает простую интеграцию с такими программными приложениями:

  • «1С:ERP Управление предприятием» для разработки и создания проектно-конструкторской документации»;
  • «1С:Бухгалтерия»: для учета договорных документов»;
  • «1С» — управление торговлей: для организации работы с клиентами, переписки с контрагентами, выписка на основании договоров счетов, документов на отгрузку»;
  • «1С:Заработная плата и управление персоналом»: для обеспечения кадрового учета».

Бесшовная интеграция с 1с документооборот позволит отказаться от использования нескольких программных продуктов для организации эффективной работы. Достаточно будет использовать гиперссылки, которые позволят пользоваться любыми присоединенными файлами, иметь доступ к истории переписки, наблюдать состояние бизнес-процессов.

Технология интеграции

Настройки интеграции предполагают:

  • загрузку файлов;
  • работу с электронной почтой;
  • выполнение синхронизации данных;
  • использование веб-сервисов для документооборота и работы с файлами;
  • отправку и прием сообщений;
  • интеграцию бизнес-процессов.

Загрузка файлов

Библиотека интеграции с 1с документооборотом позволяет загружать файлы из выбранного пользователем каталога автоматически. При этом в выбранном каталоге создается папка, в которую переносятся файлы с сохранением имен. Загруженные файлы могут сразу использоваться в документообороте компании.

Работа с электронной почтой

Интеграция Erp и документооборот позволяет работать с электронной почтой каждому сотруднику компании, имеющему доступ и работающему в удаленном режиме. Электронные сообщения могут загружаться сразу с нескольких почтовых ящиков. Ведется работа как с внутренними, так и внешними документами. Также 1С интеграция с документооборотом поддерживает работу с данными других конфигураций. Используя возможности интеграции, можно организовать обмен справочниками, документами в автоматическом режиме. Это обеспечивает оперативное решение специализированных задач по учету работы отдела кадров, расчетов с сотрудниками по оплате труда.

Интеграция 1с документооборот и УПП

Рассмотрим на примере, как провести интеграцию системы бизнес-процессов с системой «1С:УПП». Для интеграции создается новая запись в справочнике «Информационные базы». Для настройки подключения пользователю необходимо указать наименование базы и указать путь ее расположения, другие параметры доступа к внешней базе.

Далее заполняется список используемых для интеграции методических данных. Справочник может заполняться вручную. Для этого пользователь выбирает объекты для интеграции «1с:УПП» или выбирает пункт меню «Заполнить данными “1С:УПП”».

После того как все параметры будут заполнены и внесены в справочник, они будут доступны пользователю системой «1С:Документооборот».

Интеграция 1С документооборот и УПП позволяет пользователю работать, не используя сразу несколько открытых окон. Подключенные объекты, созданные справочники могут использоваться как самостоятельные объекты.

Бесшовная интеграция 1с документооборот и УТ 11

Для обмена данными и интеграции с «1С:УТ 11» используются email и FTP протоколы. Это позволяет обмениваться первичной документацией отделов продаж с бухгалтерией, выполнять регулярную синхронизацию, обмениваться, к примеру, договорами, документами, подтверждающими факт отгрузки товара.

Правила обмена данными в старых версиях «1С» могут отсутствовать. Однако последние, актуальные версии программных продуктов позволяют, используя правила обмена данными, выполнять обмен не только информационно-справочной информацией, но и такими сведениями, как данные о контрагенте, его контактных лицах. Обмен данными запускается по инициативе пользователя вручную.

Автоматизация бизнес-событий

Автоматизация интеграции бизнес-процессов компании с другими внешними источниками данных позволяет использовать для оценки эффективности работы компании детекторы событий, которые отслеживают все активные процессы. Допустимое количество пользователей достигает 50. Обработчик событий после того как оно было зафиксировано детектором, передает оповещение, после чего пользователь имеет возможность приступать к работе.

Интеграция бизнес-событий имеет гибкий механизм, позволяющий пользователям создавать свои детекторы, использовать свои обработчики. Чтобы запустить использование бизнес-событий, необходимо выбрать в меню раздел «Настройка и администрирование». Далее выбираем «Настройка программы» и устанавливаем флажок «Использовать бизнес-события». Выполнив эти операции, в разделе Настройки и администрирование появится новая группа «Бизнес-события».

Интеграция ERP и документооборот

Сегодня большинство компаний в своей деятельности используют такие прикладные программы, как 1С:Документооборот и 1С:ERP. Каждый из этих продуктов является самодостаточным и позволяет решать целый комплекс задач управления работой предприятия, обеспечения сохранности данных, расширения возможностей ведения бизнеса, контроля работы каждого сотрудника.

Интеграция 1с документооборот ERP: задачи

Интеграция 1С:Документооборот и 1С:ERP позволит предприятию решать целый комплекс задач:

  • разработка, создание и при необходимости редактирование исходящей документации, документов, издаваемых для внутреннего пользования;
  • установка взаимосвязей между документами, создаваемыми на определенном этапе бизнес-процессов;
  • работа над бизнес-процессами, изменяя поставленные задачи;
  • создание, сохранение документов различного типа, оперативный доступ к ним;
  • отправка и получение электронной корреспонденции;
  • учет рабочего времени.

Интеграция 1с документооборот и системы erp позволяет отказаться от автономного использования программных продуктов, поскольку это связано с рядом проблем:

  • пользователю приходится работать одновременно с двумя окнами;
  • на поиск нужного документа по реквизитам тратится большое количество времени;
  • существует вероятность дублирования информации;
  • большое значение имеет человеческий фактор, поскольку сотрудник может допустить ошибку;
  • необходимо использовать мощную оргтехнику с большим дисковым пространством.

Настройка интеграции erp и документооборота

Решением сегодня становится бесшовная интеграция, способная обеспечить удобную, а самое главное, эффективную работу. Вполне понятно, что интеграция erp и документооборота требует настройки. Объединить две системы позволяет следование четкому алгоритму, предусматривающему:

  • выполнение синхронизации справочной и нормативной информации систем;
  • публикацию базы 1С:Документооборот на web-сервере;
  • настройку правил интеграции.

Особого внимания требует синхронизация систем, поскольку это обеспечивает корректное заполнение документации, единую справочную систему, пользовательский доступ.

Интеграция 1C:ERP и 1С:Документооборот: основные преимущества:

  • пользователь имеет возможность получать информацию в едином окне;
  • информация о статусах договоров и оформленных заявках всегда актуальна;
  • в документах указываются гиперссылки из программы-партнера;
  • исполнение согласованных документов производится в одной системе;
  • сокращается время запуска системы;
  • дублирование информации исключено.

Компании, использующие интеграцию 1С:ERP+1С:Документооборот, успели оценить преимущества работы. Это не только сокращение времени на подготовку, создание и обработку документации, но и возможность создавать взаимосвязанные документы. Кроме того, это всегда возможность для управленческого персонала контролировать, на каком этапе исполнения находится документ, принимать взвешенные и эффективные решения. Интеграция обеспечивает удобное пользование программными приложениями, которое может быть посредством современных мобильных устройств удаленным.

Примером интеграции бухгалтерии с документооборотом может служить созданный в базе отделом продаж договор поставки и введенный на его основании счет на оплату поставляемой продукции, накладная на отгрузку готовой продукции.

Правила интеграции

Для работы с бизнес-процессами необходимо выполнить переход к закладке «Процессы» в 1С:Документооборот, после чего выбрать список задач. В нем отражаются все запущенные процессы, те процессы, на основании которых были созданы документы, все подчиненные документы. Для обеспечения бизнес-процессов пользователем используются данные из созданных справочников. Для работы пользователем создается новая форма, которая может быть закреплена на рабочем столе пользователя в пункте «Настройка рабочего стола». Это позволяет создавать подчиненные документы.

Далее для выполнения интеграции открывается раздел «Администрирование», для чего важно в систему 1С:ERP зайти под «администратором» и заполнить параметры.

Интеграция позволяет создавать новые документы, подчиненные, напрямую связанные с основным документом. Кроме того, это возможность вносить коррективы, при необходимости удалять текущие связи, удалять из базы созданный ранее документ.

Для установления связей между документами пользователю необходимо перейти к закладке «Связанные документы».

Чтобы иметь возможность работать над созданием, отправкой или получением электронных писем необходимо перейти к закладке «История переписки». Здесь на основании полученных электронных писем можно создавать новые бизнес-процессы.

Инструменты финансового анализа

Пользователями результатами финансового анализа являются сегодня не только компании, но и внешние субъекты рынка. Как правило, финансовый анализ проводится при реструктуризации предприятия, когда необходимо провести исследование показателей, характеризующих эффективность его работы. При этом проводится оценка не только размера получаемого дохода, но и размера кредиторской и дебиторской задолженности, скорости оборачиваемости запасов, уровня производительности труда, другие показатели.

Оценка финансового состояния, для чего проводится?

Изучение показателей, характеризующих финансовое состояние компании, проводится:

  • для оценки реальной стоимости бизнеса, предшествующей слиянию компаний, его продажи;
  • для составления экономического обоснования при оформлении кредита на развитие бизнеса;
  • при выходе компании на фондовую биржу. Согласно действующим сегодня законодательным нормам для выхода на отечественный фондовый рынок компания должна публиковать показатели, характеризующие ее финансовое положение.

Нередко финансовый анализ проводится с целью сравнения результатов деятельности компании с показателями другой. Если оценка проводится разово, рациональным решением является привлечение профессиональных аналитиков, аудиторов. Результаты такого анализа позволяют повысить оценку компании в глазах партнеров.

Автоматизация основных инструментов финансового анализа

С развитием технологий на современном рынке появляются все более совершенные специализированные программные приложения, возможности которых позволяют проводить аналитическую работу с использованием инструментов финансового менеджмента.

Их внедрение позволяет отказаться от устаревших методов анализа. Программные продукты, разработанные на платформе «1С», обладают целым рядом преимуществ. В их числе простой и удобный для пользователя ввод информации, возможность создавать информационные базы, проводить расчеты, выводить полученные результаты не только в виде отчетов, но и графиков, диаграмм.

Сегодня на рынке представлено немало разработок, позволяющих автоматизировать финансовый анализ всех показателей деятельности компании. Выбирая, какой программный продукт выбрать, стоит убедиться, что его функциональные возможности соответствую специфике деятельности компании. Программа может включать несколько модулей, рассчитанных для решения различных финансовых задач:

  • оценка собственного состояния компании;
  • контроль подведомственных структур;
  • изучение банками, страховыми компаниями финансового положения предприятия как потенциального клиента.

Основные инструменты финансового анализа

Источником данных для проведения финансового анализа является финансовая отчетность компании. При проведении исследования для уточнения данных допустимо обращение к данным регистров бухгалтерского учета. Главной целью проведения исследования является оценка реального положения компании, отражаемая в отчетности. Кроме того, полученные результаты служат основой для принятия управленческих решений, разработки стратегии развития компании. При проведении анализа используются различные методы, в том числе специфические:

  • сравнение абсолютных показателей, отраженных в финансовой отчетности;
  • горизонтальный анализ;
  • структурный или вертикальный анализ;
  • трендовый анализ;
  • изучение основных финансовых коэффициентов.

Сравнение абсолютных показателей основано на понимании того экономического содержания, который отражают данные отчетности. Здесь изучается не только, как меняются данные статьи, но и какие факторы оказывают влияние и приводят к изменениям.

Горизонтальный анализ финансовой отчетности: проводится сравнение данных за отчетный период с данными за аналогичный базовый период, позволяет выявить уровень прироста прибыль, определить темпы роста.

Вертикальный анализ финансовой отчетности позволяет определить удельный вес каждой статьи Баланса или Отчета о прибыли, сравнивая полученный результат с данными структуры баланса. Выполняя вертикальный анализ, используются относительные показатели. Это позволяет определять факторы, влияющие на уровень инфляции, выполнять межотраслевые сравнения.

Трендовый анализ является разновидностью горизонтального. При проведении исследований изучаются данные отчетности за три и более периодов, что позволяет с точностью определять тенденции исследуемого экономического явления.

При расчете коэффициентов относительные показатели рассчитываются на базе абсолютных, позволяя проводить сравнительный анализ.

Использование современных программных продуктов позволит добиться высокой точности расчетов, находить новые решения для повышения результативности работы предприятия.

Одним из важных направлений в деятельности предприятия являются продажи. От того, насколько эффективно работают продажи, зависит размер получаемой компанией прибыли. Грамотное управление отделом продаж, применение инструментов позволяет повысить эффективность работы менеджера.

Управление продажами: почему являются важной составляющей работы предприятия?

Оценить насколько работа компании является эффективной и прибыльной позволяет объем реализуемых товаров, предоставляемых услуг, выполненных работ. Именно реализация является источником прибыли. Продажи являются сложным процессом, который напрямую зависит от различных показателей и факторов.

Управление отделом продаж связано с управлением большим объемом информации, каналами сбыта. Часто руководитель компании не может выявить проблему, понять причину отсутствия роста, определить факторы, влияющие на снижение продаж. Это понижает эффективность управления. На помощь приходят современные технологии и автоматизированные системы, позволяющие повысить эффективность управления продажами.

Автоматизация продаж: основные задачи

Внедрение автоматизированных систем управления продажами позволяет решать целый ряд задач:

  • оценка уровня эффективности маркетинговых мероприятий;
  • изучение, анализ потребительского спроса;
  • создание клиентской базы, хранение истории взаимоотношений;
  • разработка мер, реализация которых направлена на улучшение коммуникаций в сбытовых сделках;
  • сбор и обработка статистических данных;
  • исключение риска потери данных при увольнении специалиста, его болезни;
  • оптимизация выполняемых менеджером операций, сокращение потерь времени;
  • оперативный контроль работы менеджеров.

Внедряя современные программные продукты, разработанные на платформе «1С», предприятие имеет возможность грамотно организовать работу отдела продаж, повысить их прозрачность и результативность, провести централизацию процессов сбыта компании.

Инструменты управления продажами: выбор

Выбор инструментов управления продажами является ответственным и трудоемким процессом. Найти оптимальное решение очень непросто. Современный рынок прикладных программ, разработанных для прогноза продаж и являющихся инструментом управления временем, предлагает несколько специализированных систем управления продажами. Наиболее широкое распространение получили системы, разработанные на платформе 1С.

Главными пользователями являются компании представители малого бизнеса. Выбирая программный продукт, важно ориентироваться:

  • на задачи, которые предстоит решать;
  • количество пользователей программой;
  • сложность бизнес-процессов;
  • специфику работы с клиентами.

Управление отделом продаж: инструменты

Уровень доверия клиента компании зависит от многих факторов. В их числе размер дополнительной выгоды, качество пост продажного обслуживания. Доверие клиента формируется с момента его первого обращения к заказчику. Внедрение автоматизации управления продажами позволяет сохранять историю клиента, начиная с его первого звонка, разрабатывать и предлагать выгодные предложения. Программа предлагает проводить анализ истории клиента, обеспечивая комплексный подход к достижению целей менеджер.

Комплексный подход заключается в проведении детального анализа процесса продаж, выборе эффективной системы управления взаимоотношений с клиентами, ее внедрения.

Автоматизация продаж: выгоды для руководителя

Топ-менеджер, руководитель компании с внедрением систем автоматизации процессов продаж приобретают:

  • гарантии сохранности коммерческой информации, касающейся не только клиентской базы, но и деятельности предприятия в целом;
  • возможность проведения анализа деятельности компании, результаты которого используются для разработки стратегий развития, принятия управленческих решений;
  • оперативный доступ к данным мониторинга текущей ситуации.

Руководитель отдела продаж сможет оценить следующие преимущества внедрения автоматизации:

  • возможность оперативно и точно проводить оценку эффективности реализуемых маркетинговых мероприятий;
  • разработка программ лояльности;
  • разработка предложений, направленных на обеспечение индивидуального подхода каждому клиенту.

Одной из задач, которые стоят перед менеджерами, является их совершенствование.

Инструментами продаж являются клиентские базы. От их организации зависит эффективность работы компании. Использование современных систем позволяет иметь доступ к базе клиентов, составлять отчеты, где представлены данные о состоянии клиента, количестве звонков ему, контактные данные, другие сведения. Возможности современных программных продуктов позволяют разрабатывать и создавать презентационные материалы, разрабатывать новые схемы продаж.

Автоматизация ТОиР: эффекты, хитрости, подводные камни

2 Май 2017

В периоды, когда рынок переживает сложную ситуацию, компании не останавливают ИТ-проекты, но сосредотачиваются на тех из них, которые имеют явный экономический эффект или повышают эффективность процессов. Ко второму типу относятся проекты внедрения информационных систем управления техническим обслуживанием и ремонтом оборудования на промышленных предприятиях. Зачем это нужно заводам, и к чему они должны быть готовы в ходе проекта?

Инициатива автоматизировать процессы техобслуживания и ремонта может исходить как от бизнес-руководства предприятия, так и от технических служб. Но кто бы ни был инициатором, менеджмент компании должен с самого начала проявить повышенное внимание к проекту и особенно к поставленным перед ним задачам, потому что зачастую цели у акционеров и у наемных работников разные, если не сказать – противоположные.

Для топ-менеджера главное – строгое соблюдение регламента работниками и прозрачность процессов. Он должен видеть, сколько оборудования вышло из строя, сколько в настоящий момент ремонтируется, сколько закуплено материалов, какая затоваренность складов и проч. И все это ему нужно в виде удобных аналитических отчетов. Эти же отчеты должны показывать, кто из работников наиболее эффективен, а от кого не добиться требуемого результата. На основе этой информации топ-менеджер может объективно оценить обстановку в подразделении и принять управленческое решение в отношении как персонала, так и рабочих процессов, бюджетов, объемов закупок и т.д.

В каждой службе могут рассказать о сотрудниках, которые «знали все», но потом уволились и унесли с собой знания, которые должны принадлежать всему предприятию

Есть и другая сторона. Руководители подразделений, которые по роду своих должностных обязанностей беспокоятся в первую очередь о нуждах своих служб, а не об эффективности предприятия в целом, стараются «перетянуть одеяло на себя». Например, такой важный на промышленном предприятии человек, как главный инженер, тоже заинтересован в автоматизации ТОиР, но для него это – способ не только улучшить управление, но и укрепить свои позиции в компании. На совещаниях с руководством он может оперировать регламентами, в которых указано, сколько человеко-часов нужно потратить на обслуживание одного станка, и доказать, что он не имеет достаточных людских ресурсов для выполнения планов, поэтому нужно либо увеличить штат, либо уменьшить план.

Технические подразделения тоже кровно заинтересованы в автоматизации ТОиР: им требуется формирование отчетов «по одной кнопке» для того, чтобы контролировать состояние дел самим и быстро отвечать на запросы информации со стороны руководства. Но при условии, чтобы они в любой момент могли эту информацию подкорректировать.

Компромисс

Автоматизация ТОиР – это, по большому счету, типичный ИТ-проект, поскольку он предусматривает внедрение информационной системы и наполнение ее данными. Это может быть модуль ERP или отдельное решение – каждый выбирает то, что ему выгодно и чем будет удобнее пользоваться.

При обсуждении проектов можно наблюдать еще одно различие в подходе бизнес-менеджеров и руководителей технических служб. Первые хотят получить прогрессивное решение и просят включить различные опции, вплоть до трехмерных моделей всех деталей. Вторые видят в этом чрезмерное усложнение своей работы. Ведь они и так знают, как выглядят детали, а человека в штат для поддержки каталога моделей им никто не даст. Кроме того, создание тысяч и тысяч 3D-моделей «съест» проектный бюджет и отложит его старт на неопределенный срок.

В этих вопросах всегда нужно искать разумный компромисс. Подход «я хочу видеть в системе каждую втулку» не годится, потому что он нереалистичен и экономически невыгоден предприятию. Но и противоположный подход «не надо этих рисунков и описаний, я и так все знаю» вреден, потому что не поддерживает преемственности. Наверное, в каждой службе с долгой историей существования могут рассказать о сотрудниках, которые «знали все», но потом уволились и унесли с собой знания, которые должны принадлежать всему предприятию. Да, у них были ученики, но традиционный способ обучения заключался в том, что опытный рабочий брал с собой новичка, показывал, где и какие действия нужно произвести, и давал ему толстый мануал по ремонту этого оборудования. В результате знания, что именно нужно делать, и какой смысл был в показанных мастером действиях, ученик получал самостоятельно, и тратил на это много времени.

Выбор

Правильно внедренная информационная система обладает полным комплектом знаний обо всех процессах обслуживания и ремонта. На основе стандартной технологической карты можно составлять чек-листы с описанием необходимых видов работ, а по ним, например, служба главного инженера может контролировать нормативные сроки выполнения работ. Кроме того, она позволяет планировать деятельность обслуживающего персонала, поскольку сроки ремонтов и обслуживания известны заранее. В этом заключается одно из важнейших ее преимуществ перед «хаосом».

Хорошо, если на заводе уже есть автоматизированная система с данными по оборудованию. Например, в 1990-е были популярны самописные приложения для расчета производственных мощностей. И эти данные можно перенести в промышленную систему управления ТОиР. Но и здесь возникает проблема: экспертизы по самописным системам больше нет, потому что разработчики давно ушли. Данные в них еще вводятся, но как все работает, уже никто не знает. Документировать разработки в те годы было не принято.

В последние 10-15 лет многие компании внедрили современные промышленные финансовые системы, ERP – с ними интегрироваться легче, если готова нормативно-справочная информация, потому что у бухгалтеров и у инженеров одно и то же оборудование может быть записано по-разному.

«Каждая компания встает перед вопросом, какую информационную систему управления ТОиР внедрять. Нужно исходить из специфики своей ситуации – например, уже может быть внедрена ERP, к которой существует модуль управления ТОиР, или же такой системы нет, а есть условия для внедрения полноценного EAM-решения (Enterprise Asset Management – управления активами предприятия), – поясняет Дмитрий Какаев, начальник отдела управления производственными активами RedSys. – Мы традиционно работаем с платформой IBM Maximo Asset Management. Это очень мощное, качественное и известное решение, с большой историей проектов, среди которых есть и российские в РЖД, «Роснефти» и других крупных организациях».

Начинаем с документации

На старте проекта все должны быть готовы к тому, что интегратор, зайдя на предприятие, найдет там хаос. Его классический вариант – таблицы Excel по шаблонам, которые каждый сотрудник настраивал под себя сам. Мало того, что отсутствует единая база данных по предприятию, нет преемственности (не каждый увольняющийся сотрудник будет объяснять преемникам нюансы своих шаблонов) – такие таблицы еще и неэффективны и не объективны. Каждый раз при планировании мероприятий ТОиР на следующий период сотрудник только меняет в таблице дату и вписывает новые цифры напротив видов работ. При этом нельзя проконтролировать, учтены ли реальные трудозатраты на тот или иной тип оборудования в этом году, данные о том, какое оборудование ломается чаще, какие объемы материалов уже находятся на складе. Например, можно год за годом закупать по 10 тонн масла, но без данных о складских остатках нельзя скорректировать эти закупки. На этом фоне все требуют единое хранилище данных и автоматизацию учета и отчетности.

На этом пути компанию чаще всего ждет необходимость разработки единой базы нормативно-справочной информации. Это долгий, трудоемкий и дорогостоящий процесс, который включает паспортизацию оборудования, складов, создание технологических карт обслуживания, ведение спецификаций квалификации сотрудников. Но без него невозможно построение системы ТОиР, поскольку НСИ – это ее база. Изменится классификатор – придется вносить изменения в систему.

Насколько глубокая детализация требуется при заведении оборудования в систему, ведь оно – не цельный кусок металла, а сложное устройство, состоящее из множества комплектующих с разными сроками эксплуатации, износом и т.д.? Мы уже показали, что записывать отдельно каждую втулку не нужно, потому что такой проект не закончится никогда. Заносят обычно то, что имеет собственный инвентарный номер. А если разные части одного устройства (например, станка с ЧПУ) требуют обслуживания специалистами разного профиля и разных служб, тогда можно и разделить на электронную и электромеханическую составляющие.

Внимание бизнес-процессам

Следующий этап – описание бизнес-процессов предприятия. Если они уже оптимальны, можно внедряемую систему подстроить под существующее положение дел. В этом случае пользователи получают только инструкцию по пользованию системой. Но часто приходится менять процессы согласования, чтобы сократить количество итераций и копий документов. Предприятие должно быть готово к изменению процессов, а сотрудники – к тому, что теперь они будут работать в информационной системе.

Можно привести такой пример неэффективной организации процессов при отсутствии единой системы управления ТОиР. Механик обходит производство по заданному маршруту, проверяет работу оборудования. Ему сообщают, что такой-то станок сломался. Он идет за ремкомплектом, возвращается, приступает к ремонту и обнаруживает, что для этого требуется второй человек – электрик. В это время заканчивается смена. Механик вешает табличку «Не работает», пишет заявку на электрика на завтра и идет домой. На следующий день встречается с электриком, объясняет ему задачу, оба начинают ремонт – итого два дня потеряны.

Как утверждают специалисты RedSys, при наличии информационной системы по записям механика можно сразу увидеть, какое оборудование сломано, какое последнее рабочее задание было, какие материалы нужно сразу забрать на складе. Электрика можно отправить сразу же, а не на следующий день, когда на месте будет тот самый механик, который знает, в чем проблема со станком.

Планирование ремонтов

После подготовки нормативно-справочной информации, описания бизнес-процессов и непосредственно внедрения ЕАМ-системы начинается этап планирования деятельности: что и как нужно обслуживать и ремонтировать. Существуют два подхода. Первый – ремонт по факту. Это «экономный вариант», когда производится не профилактический ремонт через определенные промежутки времени, а по заявке, когда что-то сломалось. На таких предприятиях в план закладываются прогнозные данные, что может потребовать ремонта. Чаще всего это не очень большие заводы, которым не нужна и ЕАМ-система, а поломка оборудования влечет небольшой ущерб.

Второй подход распространен на предприятиях с тысячами единиц оборудования и десятками тысяч работников, где любой сбой означает серьезный ущерб. Это – планирование по регламенту. Каждый станок нужно обслуживать с определенной периодичностью, следовательно, можно рассчитать, сколько потребуется материалов, какие людские ресурсы и какие могут потребоваться услуги сторонних организаций. Важность последнего пункта не стоит недооценивать, потому что замена сломавшейся детали с заказом у зарубежного производителя может занимать несколько месяцев, а совокупная стоимость доходить до десятков и сотен тысяч долларов. В реальных ситуациях, когда возникали такие проблемы, расчеты показывали, что лучше каждые несколько месяцев останавливать станок на два-три дня, делать профилактику и контролировать состояние всех узлов, чем допускать длительный простой оборудования.

В результате, когда данные о планируемых ремонтах заведены в систему, руководство предприятия получает точные данные, какие материалы необходимо закупить, какие есть на складе и как надолго их хватит. А начальники подразделений имеют на руках расчеты трудозатрат и могут мотивированно обсуждать со своим руководством планы и ресурсы для их выполнения.

Выгоды

Суммируя вышесказанное, можно описать преимущества, которые дает автоматизация ТОиР. Во-первых, лица, принимающие решения, получают инструмент мониторинга и контроля ситуации на производстве в разрезе состояния оборудования. Знать, сколько оборудования сломано – важный показатель не только для предприятия в целом, но и для обслуживающего подразделения – их KPI зависят от количества простоев.

Если задаться вопросом, какие конкретно суммы можно сэкономить – на него ответить сложнее. Информационные системы ТОиР непосредственно не участвуют процессе производства товаров и услуг. Но в рамках подхода «Сэкономил – значит заработал», являются эффективным инструментом для производственного и руководящего персонала. Оперативное предоставление актуальной информации для принятия управленческих решений позволяет уменьшить затраты на аварийные и сверхурочные работы, сформировать необходимый и достаточный аварийный запас МТ, а самое главное сделать прозрачным процесс формирования бюджета обслуживающих подразделений предприятия.

Пожалуй, прямое влияние на бюджеты дают снижение затоваривания складов лишними материалами и сокращение простоев оборудования.

В том числе компания экономит деньги то за счет более эффективной организации труда. Сюда относится и оптимизация плана обслуживания. В частности, план ремонтов может быть интегрирован с производственным планом, и на профилактику оборудование будет вставать только когда оно не задействовано или не выполняет срочный заказ.

Кроме того, автоматизация позволяет контролировать выполнение ремонтов своими сотрудниками и подрядчиками. И, если что-то сделано не так, как надо, можно принять меры внутри коллектива или предъявить претензии подрядчикам.

Источник: cnews.ru

Документооборот с поставщиками

Расчеты с поставщиками и подрядчиками на любом предприятии может включать такие виды расчетов, как оплата наличными и безналичными средствами, проведение зачета взаимных требований, расчет векселями. Наиболее широко используются безналичная форма расчетов с поставщиками за оказанные услуги или поставленные материальные ценности.

Электронный документооборот с поставщиками

Деятельность любой компании осуществляется путем обмена с контрагентами документами. Если раньше документы составлялись на бумажном носителе, то сегодня, с развитием технологий и появлением специальных программ, документы могут составляться в электронном виде.

Электронный документооборот с поставщиками сегодня широко применяется, как крупными компаниями и корпорациями, так и небольшими фирмами. Преимуществами электронного документооборота с поставщиками и покупателями является:

  • сокращение времени, необходимого для обмена документами;
  • оптимизация работы бухгалтерии, исключается риск допущения ошибки, при проведении документа программой выполняются соответствующие проводки, формируется отчетность;
  • сокращение затрат, связанных с оформлением и доставкой документов, на оплату услуг почты, архивации.

Как организовать электронный документооборот?

Прежде чем внедрить не предприятии электронную форму документооборота, необходимо в учетную политику компании внести изменения и определить те правила, согласно которым будут создаваться, обрабатываться и передаваться на сохранение документы.

Важным условием использования электронной формы документооборота с поставщиками, другими контрагентами компании, является заключение соглашений об обмене документами в электронной форме. Он составляется в письменном виде и может иметь различный срок действия.

Далее представитель компании обращается к оператору, для того чтобы обсудить все условия выполнения обмена. При этом также заключается письменное соглашение, после чего пользователю выдаются сертификат и электронная подпись.

Схема документооборота с поставщиками

Схема в различных организациях может отличаться, однако существуют единые для всех предприятий правила оформления документов между контрагентами.

  • Компанией-продавцом создается посредствам специализированных программных продуктов документ, который подписывается электронной подписью. Подготовленный документ загружается с систему оператора, после чего он направляется контрагенту. Покупатель сможет принять к обработке договор ил другие документы, используя программы, разработанные на базе «1С».
  • Покупатель, заключивший сделку с поставщиком, принимает электронный документ. На этом этапе проверяется наличие обязательных реквизитов, подписи и электронной печати представителя поставщика. Если обнаружены неточности или ошибки, поставщику отправляется уведомление об отказе от сделки.
  • Принятый к обработке покупателем документ проводится в бухгалтерском учете. Оператор направляет поставщику извещение о том, что документ получен и принят к обработке.

Использование электронной формы документооборота между поставщиком и покупателем очень удобно для обеих сторон. Такой электронный документ имеет юридическую силу, как и документы, составленные на бумажных носителях, подписанные и заверенные руководителем предприятия. Документооборот через оператора позволяет сократить время доставки документации.

Преимуществом использования современных программных продуктов для организации документооборота является:

  • возможность распределения функций по выполнению обработки между большим количеством исполнителей;
  • разграничение доступа к документам компании, подтверждающим факт поставки материальных ценностей;
  • оперативность учета расчетов с поставщиками, отслеживание этапов выполнения каждой поставки;
  • контроль расчетов с контрагентами.

Движение товара от поставщика к потребителю оформляется сопроводительными документами. Порядок оформления движения товаров определяется условиями договора поставки, а также правилами перевозок грузов.

В торговле накладная является тем документом, который подтверждает не только факт отгрузки товара поставщиком, но и получения материальных ценностей покупателем. Накладная составляется в момент отгрузки. Программа позволяет при проведении данного документа сразу выполнять соответствующие проводки, вести учет складских операций, учет расчетов с покупателями.

Для доставки товаров автомобильным транспортом программой предусмотрена возможность составления товарно-транспортной накладной, которая состоит из двух частей (транспортной и товарной).

Доставляя товары железнодорожным транспортом, поставщиками выписываются железнодорожные накладные, к которым прикрепляется спецификация.

Автоматизация документооборота с поставщиками позволяет повысить эффективность деятельности компании. Это также возможность исключить вероятность допущения ошибок при оформлении операций, а значит, повысить результативность.

Документооборот по основным средствам

Согласно нормам действующего законодательства, регламентирующего учет операций по учету движений основных средства, сегодня все виды необоротных активов делятся на три основные группы:

  • нематериальные активы;
  • основные средства;
  • малоценные активы.

Одним из принципов учета объектов основных средств является правильная организация документооборота. Сведения о движениях необоротных активов предприятия собираются в единой информационной базе. Для занесения информации в регистры учета используются специальные первичные документы.

График документооборота основных средств

Обязанностью руководителя предприятия является организация учета и обеспечение сохранности материальных ценностей. Одним из методов, позволяющим обеспечить эти требования, является разработка и обязательное исполнение всеми ответственными работниками Графика документооборота основных средств. Данный документ определяет сроки, необходимые для составления первичных документов, подтверждающих движение необоротных активов. Такими документами могут быть: договор на приобретение объекта необоротных активов, накладная, акт приема, акт передачи, договор дарения.

Использование современных прикладных программных продуктов, разработанных на платформе «1С», позволяет полностью автоматизировать выполнение следующих операций:

  • учет поступления объекта;
  • оплата поставщику согласно условиям договора поставки;
  • составление Акта ввода в эксплуатацию и регистрация этой операции в единой базе данных;
  • начисление амортизационных отчислений;
  • учет модернизации;
  • учет выбытия объектов необоротных активов.

Схема документооборота по учету основных средств

В бухгалтерском учете порядок отражения операций по движению необоротных активов идентичен порядку для налогового учета. Критерии оценки объектов и отнесения их к составу необоротных активов определяется Порядком об учетной политике. Сегодня схема документооборота по учету основных средств, используемая различными предприятиями, может отличаться нюансами, но каждая из них предполагает порядок учета движений объектов.

  • Оприходование. Программа, разработанная на платформе «1С», позволяет вести учет операций по приходу необоротных активов. При оприходовании объекта определяются сроки службы объекта, выбирается метод начисления амортизации.
  • Ввод в эксплуатацию, передача в производство. Заполняя специально созданный регистр учета, ответственное лицо имеет возможность оперативно оформить передачу полученного объекта в эксплуатацию. При этом выбираются параметры отражения расходов на амортизацию, вид деятельности (основная и непроизводственная), определяется количество объектов, передаваемых в производство, назначается ответственное лицо. При проведении документа на ввод в эксплуатацию необоротного актива, его стоимость списывается со счетов учета материальных ценностей, согласно выбранному способу отражения затрат на производство.

Возможности программ по учету движений основных средств позволяют обеспечить контроль сохранности имущества компании.

  • Начисление амортизационных отчислений в налоговом учете. Используя программу, отпадает необходимость начисления амортизационных отчислений, используя старые методы. Достаточно в окне субконто выбрать необходимые параметры. Выбрав параметры, ежемесячно будут производиться начисления амортизации, отражаемой в налоговом учете.
  • Списание (ликвидация) необоротного актива. При оформлении операции по выбытию объекта составляется Акт ликвидации. Благодаря внедрению автоматизированного учета движений основных средств, достаточно заполнить Акт ликвидации и провести его, чтобы результаты выбытия основного средства нашли отражение в данных бухгалтерского и налогового учета.

Таблица документооборота учета основных средств

От того, как организован учет основных средств, во многом зависит успешность деятельности предприятия. Поскольку необоротные средства делятся на три основные категории, первичные документы по оформлению их движения отличаются. Это важно учитывать в учетной политике. От оформления первичных документов зависит правильность ведения аналитического и синтетического учета компании.

При организации учета и документирования операций важно помнить, что Акты составляются в двух экземплярах, для ввода в эксплуатацию назначается постоянно действующая комиссия. Для организации учета и упорядочения операций по оформлению движений необоротных активов многими предприятиями разрабатываются таблицы документооборота учета основных средств. Этот документ регламентирует виды оформляемых документов и порядок их заполнения, сроки составления и передачи на обработку в бухгалтерскую службу.

Документооборот на складе

Операции по приходу, отгрузке, перемещению товаров и готовой продукции на складе должны отражаться в учете и оформляться с помощью соответствующих форм первичной документации.

Составление документов вручную является трудоемким процессом, при этом присутствует высокая доля вероятности допущения ошибок. На смену устаревшим методам ведения документации на предприятии пришли более современные, обеспечивающие высокую эффективность работы каждого сотрудника складского хозяйства, и предприятия в целом.

Складской учет и документооборот склада сегодня обеспечивают специализированные программные продукты. Так приложения, разработанные на платформе «1С», обладают целым рядом преимуществ, обеспечивая правильность и оперативность оформления операций по приемке, отгрузке, внутреннему перемещению товаров на складе.

Если предприятие имеет небольшое складское хозяйство, задача автоматизации и организации складского учета и документооборота склада ограничивается составлением документов кладовщиком и передачей их в бухгалтерию для дальнейшей обработки. На крупных предприятиях, как правило, работает сразу несколько складов. Они могут располагаться, как на территории предприятия, так и за его пределами. Автоматизация документооборота обеспечивает оперативный обмен данными между складом и бухгалтерией. Это позволяет своевременно, в полном объеме учитывать все операции склада.

Автоматизация документооборота на складе предприятия: основные преимущества

Правильная организация документооборота между складом и бухгалтерией очень важна для каждого предприятия. Внедрение компаниями специализированных программных продуктов имеет ряд преимуществ. Прежде всего, это возможность исключить финансовые потери, которые связаны с неправильным учетом движения товаров на складе, человеческим фактором. Ненадлежащее оформление операций по движению ценностей, отсутствие учета остатков, невнимательность персонала становятся причинами сбоя в работе предприятия. Поэтому если бизнес нацелен на развитие, автоматизация учетных процессов становится обязательной составляющей будущего успеха. Преимуществами автоматизации складских операций является:

  • создание номенклатурных справочников товаров;
  • ведение оперативного учета поступлений продукции;
  • оперативный учет отгрузки и внутреннего перемещения;
  • возможность детализированного учета расположения ценностей на складе;
  • контроль остатков;
  • резервирование товаров;
  • составление документации в электронном виде;
  • более простое проведение инвентаризаций склада;
  • исключение ошибок в ведении учета;
  • отслеживание стадий выполнения заявок покупателей;
  • возможность принятия оперативных эффективных управленческих решений;
  • повышение уровня производительности работы складского хозяйства.

Документооборот склад–бухгалтерия

Любая операция требует документального оформления. Использование современных программ, разработанных на базе «1С» позволяет формировать первичные документы в момент совершения операции, что соответствует требованиям действующего сегодня законодательства. Программы складского учета могут быть интегрированы в модули бухгалтерского учета, что позволяет грамотно организовать документооборот между складом и бухгалтерией.

Создаваемые сотрудниками склада первичные документы сразу попадают в единую информационную базу компании для дальнейшей обработки не только специалистами бухгалтерской службы, но и специалистами отдела поставок, сбыта, управленцами для принятия решений, направленных на повышение эффективности работы предприятия.

Ведение учета складских запасов с использованием современных программ позволяет создавать единую информационную базу, где материальные ценности учитываются с высокой степенью детализации. Это позволяет ускорить процессы поступления и отгрузки, существенно упростить проведение инвентаризации остатков, особенно на крупных складах больших производственных предприятий.

Инвентаризация склада является одним из наиболее трудоемких процессов. Использование возможностей программных продуктов «1С» позволяет существенно упростить проведение инвентаризации. При этом процесс пересчета остатков может проводиться без остановки отгрузки товаров покупателям. Те ячейки, где проводится инвентаризация, временно блокируются. После проведения пересчета программой фиксируются выявленные недостачи или излишки. Учитывается и возможность пересортицы. Возможности программы позволяют проводить обработку полученных результатов инвентаризации, формировать документы оприходования выявленных излишков и списания недостач.

Документооборот между организациями

В современных условиях бизнеса организация обмена документами между предприятиями является важной составляющей успеха. Документооборот между организациями более эффективен, если предприятия обмениваются документами в электронном виде, используя специализированные программные продукты.

Возможности и преимущества электронного документооборот между организациями в 1С

Внедряя программы, разработанные на платформе «1С», предприятие имеет возможность оценить целый ряд тех преимуществ, которыми обладает электронный документооборот:

  • автоматизированное получение документов, отправленных контрагентами;
  • исключение повторной рассылки и получения документации;
  • распределение поступающих документов между исполнителями;
  • создание единой базы;
  • контроль по исполнению.

Электронный документооборот между организациями в 1с смогли оценить сегодня многие компании. Используя программные продукты, производится обмен электронными документами между контрагентами. Так при реализации готовой продукции в программе составляется счет-фактура, который после подписи и заверения электронной печатью может сразу передаваться покупателю. Так можно обмениваться и другими документами, оформляемыми при заключении сделок: накладные, договора, акты, каталоги и многое другое.

Организация электронного документооборота между ГБ и филиалами

Чтобы филиал компании, ее обособленное подразделение работали бесперебойно, необходимо позаботиться об организации документооборота. Порядок обмена документами между ГБ и филиалом напрямую зависит от того, имеет ли филиал выделенный баланс.

В случае если филиал не имеет выделенного баланса, ведение бухгалтерского и налогового учета ведется бухгалтерской службой головного офиса. Филиал, его сотрудники несут ответственность да своевременность и правильность составления первичных документов, подтверждающих факт совершения сделки. Чтобы обеспечить полноту, информативность и достоверность финансовой и налоговой отчетности компании, филиал обязан обеспечить своевременную доставку первичных документов в головной офис. Организация электронного документооборота между ГБ и филиалами обеспечивает решение этой задачи.

Использование прикладных программ, разработанных на платформе «1С», позволяет соблюдать сроки передачи первичных документов филиалов для передачи в головной офис компании. Четкие сроки передачи оговариваются внутренними нормативными актами. Это может быть Положение об учетной политике, График документооборота или Приказ. Кроме того, назначается ответственное лицо, несущее ответственность за правильность и своевременность передачи документов в головной офис.

Если филиал имеет выделенный баланс, в таком случае отчетность составляется специалистами-сотрудниками филиала. Головная организация получает готовые финансовые и налоговые отчеты. Филиалом предоставляется информация синтетического бухгалтерского учета, это только сумма оборотов по счетам, сумма полученных доходов и понесенных расходов, сумма начисленного налога на прибыль, полученная филиалом и учитываемая головным офисом.

Правила документооборота между организациями

С развитием технологий обмен документами между организациями перестал быть трудоемким процессом. С внедрением специализированных программных продуктов предприятия имеют возможность быстро обмениваться документами, что существенно повышает эффективность сотрудничества компаний, результативность ведения бизнеса. Сегодня порядок документооборота между организациями регламентируется нормами законодательства. Преимуществами использования электронного документооборота является:

  • сокращение времени, необходимого для обмена информацией между компаниями. За счет сокращения времени на доставку документов, сокращается время на заключение сделки, повышается эффективность ведения бизнеса;
  • сокращение времени на ведение бухгалтерского учета. Кроме того, контроль правильности составления документа занимает меньше времени, упрощая учет и составление бухгалтерской, налоговой отчетности;
  • сокращение расходов на составление первичных документов, их доставку контрагентам. Исключаются из статей затраты на почтовые расходы, содержание и обследование офисной техники, оплату услуг архивов;
  • исключается возможность утери документов. Рассылка может выполняться в нескольких экземплярах сразу нескольким пользователям.

Правила документооборота между организациями предполагают использование компаниями-контрагентами совместимых программных продуктов, офисной техники, позволяющей получать и работать с документами партнера. Автоматизированный обмен данными существенно упрощает ведение бизнеса, позволяя оперативно обмениваться данными с партнерами.

Ваше имя (обязательно)

Ваш номер телефона (обязательно)

Сообщение

Отправить заявку
Ваше имя*   
Ваш телефон*   
Задача   
Проверочный код*   
captcha
  
* - Поля отмеченные звездочкой, обязательны для заполнения
[_post_url] [_url]