Результаты поиска:

Документооборот с поставщиками

Расчеты с поставщиками и подрядчиками на любом предприятии может включать такие виды расчетов, как оплата наличными и безналичными средствами, проведение зачета взаимных требований, расчет векселями. Наиболее широко используются безналичная форма расчетов с поставщиками за оказанные услуги или поставленные материальные ценности.

Электронный документооборот с поставщиками

Деятельность любой компании осуществляется путем обмена с контрагентами документами. Если раньше документы составлялись на бумажном носителе, то сегодня, с развитием технологий и появлением специальных программ, документы могут составляться в электронном виде.

Электронный документооборот с поставщиками сегодня широко применяется, как крупными компаниями и корпорациями, так и небольшими фирмами. Преимуществами электронного документооборота с поставщиками и покупателями является:

  • сокращение времени, необходимого для обмена документами;
  • оптимизация работы бухгалтерии, исключается риск допущения ошибки, при проведении документа программой выполняются соответствующие проводки, формируется отчетность;
  • сокращение затрат, связанных с оформлением и доставкой документов, на оплату услуг почты, архивации.

Как организовать электронный документооборот?

Прежде чем внедрить не предприятии электронную форму документооборота, необходимо в учетную политику компании внести изменения и определить те правила, согласно которым будут создаваться, обрабатываться и передаваться на сохранение документы.

Важным условием использования электронной формы документооборота с поставщиками, другими контрагентами компании, является заключение соглашений об обмене документами в электронной форме. Он составляется в письменном виде и может иметь различный срок действия.

Далее представитель компании обращается к оператору, для того чтобы обсудить все условия выполнения обмена. При этом также заключается письменное соглашение, после чего пользователю выдаются сертификат и электронная подпись.

Схема документооборота с поставщиками

Схема в различных организациях может отличаться, однако существуют единые для всех предприятий правила оформления документов между контрагентами.

  • Компанией-продавцом создается посредствам специализированных программных продуктов документ, который подписывается электронной подписью. Подготовленный документ загружается с систему оператора, после чего он направляется контрагенту. Покупатель сможет принять к обработке договор ил другие документы, используя программы, разработанные на базе «1С».
  • Покупатель, заключивший сделку с поставщиком, принимает электронный документ. На этом этапе проверяется наличие обязательных реквизитов, подписи и электронной печати представителя поставщика. Если обнаружены неточности или ошибки, поставщику отправляется уведомление об отказе от сделки.
  • Принятый к обработке покупателем документ проводится в бухгалтерском учете. Оператор направляет поставщику извещение о том, что документ получен и принят к обработке.

Использование электронной формы документооборота между поставщиком и покупателем очень удобно для обеих сторон. Такой электронный документ имеет юридическую силу, как и документы, составленные на бумажных носителях, подписанные и заверенные руководителем предприятия. Документооборот через оператора позволяет сократить время доставки документации.

Преимуществом использования современных программных продуктов для организации документооборота является:

  • возможность распределения функций по выполнению обработки между большим количеством исполнителей;
  • разграничение доступа к документам компании, подтверждающим факт поставки материальных ценностей;
  • оперативность учета расчетов с поставщиками, отслеживание этапов выполнения каждой поставки;
  • контроль расчетов с контрагентами.

Движение товара от поставщика к потребителю оформляется сопроводительными документами. Порядок оформления движения товаров определяется условиями договора поставки, а также правилами перевозок грузов.

В торговле накладная является тем документом, который подтверждает не только факт отгрузки товара поставщиком, но и получения материальных ценностей покупателем. Накладная составляется в момент отгрузки. Программа позволяет при проведении данного документа сразу выполнять соответствующие проводки, вести учет складских операций, учет расчетов с покупателями.

Для доставки товаров автомобильным транспортом программой предусмотрена возможность составления товарно-транспортной накладной, которая состоит из двух частей (транспортной и товарной).

Доставляя товары железнодорожным транспортом, поставщиками выписываются железнодорожные накладные, к которым прикрепляется спецификация.

Автоматизация документооборота с поставщиками позволяет повысить эффективность деятельности компании. Это также возможность исключить вероятность допущения ошибок при оформлении операций, а значит, повысить результативность.

Документооборот по основным средствам

Согласно нормам действующего законодательства, регламентирующего учет операций по учету движений основных средства, сегодня все виды необоротных активов делятся на три основные группы:

  • нематериальные активы;
  • основные средства;
  • малоценные активы.

Одним из принципов учета объектов основных средств является правильная организация документооборота. Сведения о движениях необоротных активов предприятия собираются в единой информационной базе. Для занесения информации в регистры учета используются специальные первичные документы.

График документооборота основных средств

Обязанностью руководителя предприятия является организация учета и обеспечение сохранности материальных ценностей. Одним из методов, позволяющим обеспечить эти требования, является разработка и обязательное исполнение всеми ответственными работниками Графика документооборота основных средств. Данный документ определяет сроки, необходимые для составления первичных документов, подтверждающих движение необоротных активов. Такими документами могут быть: договор на приобретение объекта необоротных активов, накладная, акт приема, акт передачи, договор дарения.

Использование современных прикладных программных продуктов, разработанных на платформе «1С», позволяет полностью автоматизировать выполнение следующих операций:

  • учет поступления объекта;
  • оплата поставщику согласно условиям договора поставки;
  • составление Акта ввода в эксплуатацию и регистрация этой операции в единой базе данных;
  • начисление амортизационных отчислений;
  • учет модернизации;
  • учет выбытия объектов необоротных активов.

Схема документооборота по учету основных средств

В бухгалтерском учете порядок отражения операций по движению необоротных активов идентичен порядку для налогового учета. Критерии оценки объектов и отнесения их к составу необоротных активов определяется Порядком об учетной политике. Сегодня схема документооборота по учету основных средств, используемая различными предприятиями, может отличаться нюансами, но каждая из них предполагает порядок учета движений объектов.

  • Оприходование. Программа, разработанная на платформе «1С», позволяет вести учет операций по приходу необоротных активов. При оприходовании объекта определяются сроки службы объекта, выбирается метод начисления амортизации.
  • Ввод в эксплуатацию, передача в производство. Заполняя специально созданный регистр учета, ответственное лицо имеет возможность оперативно оформить передачу полученного объекта в эксплуатацию. При этом выбираются параметры отражения расходов на амортизацию, вид деятельности (основная и непроизводственная), определяется количество объектов, передаваемых в производство, назначается ответственное лицо. При проведении документа на ввод в эксплуатацию необоротного актива, его стоимость списывается со счетов учета материальных ценностей, согласно выбранному способу отражения затрат на производство.

Возможности программ по учету движений основных средств позволяют обеспечить контроль сохранности имущества компании.

  • Начисление амортизационных отчислений в налоговом учете. Используя программу, отпадает необходимость начисления амортизационных отчислений, используя старые методы. Достаточно в окне субконто выбрать необходимые параметры. Выбрав параметры, ежемесячно будут производиться начисления амортизации, отражаемой в налоговом учете.
  • Списание (ликвидация) необоротного актива. При оформлении операции по выбытию объекта составляется Акт ликвидации. Благодаря внедрению автоматизированного учета движений основных средств, достаточно заполнить Акт ликвидации и провести его, чтобы результаты выбытия основного средства нашли отражение в данных бухгалтерского и налогового учета.

Таблица документооборота учета основных средств

От того, как организован учет основных средств, во многом зависит успешность деятельности предприятия. Поскольку необоротные средства делятся на три основные категории, первичные документы по оформлению их движения отличаются. Это важно учитывать в учетной политике. От оформления первичных документов зависит правильность ведения аналитического и синтетического учета компании.

При организации учета и документирования операций важно помнить, что Акты составляются в двух экземплярах, для ввода в эксплуатацию назначается постоянно действующая комиссия. Для организации учета и упорядочения операций по оформлению движений необоротных активов многими предприятиями разрабатываются таблицы документооборота учета основных средств. Этот документ регламентирует виды оформляемых документов и порядок их заполнения, сроки составления и передачи на обработку в бухгалтерскую службу.

Документооборот на складе

Операции по приходу, отгрузке, перемещению товаров и готовой продукции на складе должны отражаться в учете и оформляться с помощью соответствующих форм первичной документации.

Составление документов вручную является трудоемким процессом, при этом присутствует высокая доля вероятности допущения ошибок. На смену устаревшим методам ведения документации на предприятии пришли более современные, обеспечивающие высокую эффективность работы каждого сотрудника складского хозяйства, и предприятия в целом.

Складской учет и документооборот склада сегодня обеспечивают специализированные программные продукты. Так приложения, разработанные на платформе «1С», обладают целым рядом преимуществ, обеспечивая правильность и оперативность оформления операций по приемке, отгрузке, внутреннему перемещению товаров на складе.

Если предприятие имеет небольшое складское хозяйство, задача автоматизации и организации складского учета и документооборота склада ограничивается составлением документов кладовщиком и передачей их в бухгалтерию для дальнейшей обработки. На крупных предприятиях, как правило, работает сразу несколько складов. Они могут располагаться, как на территории предприятия, так и за его пределами. Автоматизация документооборота обеспечивает оперативный обмен данными между складом и бухгалтерией. Это позволяет своевременно, в полном объеме учитывать все операции склада.

Автоматизация документооборота на складе предприятия: основные преимущества

Правильная организация документооборота между складом и бухгалтерией очень важна для каждого предприятия. Внедрение компаниями специализированных программных продуктов имеет ряд преимуществ. Прежде всего, это возможность исключить финансовые потери, которые связаны с неправильным учетом движения товаров на складе, человеческим фактором. Ненадлежащее оформление операций по движению ценностей, отсутствие учета остатков, невнимательность персонала становятся причинами сбоя в работе предприятия. Поэтому если бизнес нацелен на развитие, автоматизация учетных процессов становится обязательной составляющей будущего успеха. Преимуществами автоматизации складских операций является:

  • создание номенклатурных справочников товаров;
  • ведение оперативного учета поступлений продукции;
  • оперативный учет отгрузки и внутреннего перемещения;
  • возможность детализированного учета расположения ценностей на складе;
  • контроль остатков;
  • резервирование товаров;
  • составление документации в электронном виде;
  • более простое проведение инвентаризаций склада;
  • исключение ошибок в ведении учета;
  • отслеживание стадий выполнения заявок покупателей;
  • возможность принятия оперативных эффективных управленческих решений;
  • повышение уровня производительности работы складского хозяйства.

Документооборот склад–бухгалтерия

Любая операция требует документального оформления. Использование современных программ, разработанных на базе «1С» позволяет формировать первичные документы в момент совершения операции, что соответствует требованиям действующего сегодня законодательства. Программы складского учета могут быть интегрированы в модули бухгалтерского учета, что позволяет грамотно организовать документооборот между складом и бухгалтерией.

Создаваемые сотрудниками склада первичные документы сразу попадают в единую информационную базу компании для дальнейшей обработки не только специалистами бухгалтерской службы, но и специалистами отдела поставок, сбыта, управленцами для принятия решений, направленных на повышение эффективности работы предприятия.

Ведение учета складских запасов с использованием современных программ позволяет создавать единую информационную базу, где материальные ценности учитываются с высокой степенью детализации. Это позволяет ускорить процессы поступления и отгрузки, существенно упростить проведение инвентаризации остатков, особенно на крупных складах больших производственных предприятий.

Инвентаризация склада является одним из наиболее трудоемких процессов. Использование возможностей программных продуктов «1С» позволяет существенно упростить проведение инвентаризации. При этом процесс пересчета остатков может проводиться без остановки отгрузки товаров покупателям. Те ячейки, где проводится инвентаризация, временно блокируются. После проведения пересчета программой фиксируются выявленные недостачи или излишки. Учитывается и возможность пересортицы. Возможности программы позволяют проводить обработку полученных результатов инвентаризации, формировать документы оприходования выявленных излишков и списания недостач.

Документооборот между организациями

В современных условиях бизнеса организация обмена документами между предприятиями является важной составляющей успеха. Документооборот между организациями более эффективен, если предприятия обмениваются документами в электронном виде, используя специализированные программные продукты.

Возможности и преимущества электронного документооборот между организациями в 1С

Внедряя программы, разработанные на платформе «1С», предприятие имеет возможность оценить целый ряд тех преимуществ, которыми обладает электронный документооборот:

  • автоматизированное получение документов, отправленных контрагентами;
  • исключение повторной рассылки и получения документации;
  • распределение поступающих документов между исполнителями;
  • создание единой базы;
  • контроль по исполнению.

Электронный документооборот между организациями в 1с смогли оценить сегодня многие компании. Используя программные продукты, производится обмен электронными документами между контрагентами. Так при реализации готовой продукции в программе составляется счет-фактура, который после подписи и заверения электронной печатью может сразу передаваться покупателю. Так можно обмениваться и другими документами, оформляемыми при заключении сделок: накладные, договора, акты, каталоги и многое другое.

Организация электронного документооборота между ГБ и филиалами

Чтобы филиал компании, ее обособленное подразделение работали бесперебойно, необходимо позаботиться об организации документооборота. Порядок обмена документами между ГБ и филиалом напрямую зависит от того, имеет ли филиал выделенный баланс.

В случае если филиал не имеет выделенного баланса, ведение бухгалтерского и налогового учета ведется бухгалтерской службой головного офиса. Филиал, его сотрудники несут ответственность да своевременность и правильность составления первичных документов, подтверждающих факт совершения сделки. Чтобы обеспечить полноту, информативность и достоверность финансовой и налоговой отчетности компании, филиал обязан обеспечить своевременную доставку первичных документов в головной офис. Организация электронного документооборота между ГБ и филиалами обеспечивает решение этой задачи.

Использование прикладных программ, разработанных на платформе «1С», позволяет соблюдать сроки передачи первичных документов филиалов для передачи в головной офис компании. Четкие сроки передачи оговариваются внутренними нормативными актами. Это может быть Положение об учетной политике, График документооборота или Приказ. Кроме того, назначается ответственное лицо, несущее ответственность за правильность и своевременность передачи документов в головной офис.

Если филиал имеет выделенный баланс, в таком случае отчетность составляется специалистами-сотрудниками филиала. Головная организация получает готовые финансовые и налоговые отчеты. Филиалом предоставляется информация синтетического бухгалтерского учета, это только сумма оборотов по счетам, сумма полученных доходов и понесенных расходов, сумма начисленного налога на прибыль, полученная филиалом и учитываемая головным офисом.

Правила документооборота между организациями

С развитием технологий обмен документами между организациями перестал быть трудоемким процессом. С внедрением специализированных программных продуктов предприятия имеют возможность быстро обмениваться документами, что существенно повышает эффективность сотрудничества компаний, результативность ведения бизнеса. Сегодня порядок документооборота между организациями регламентируется нормами законодательства. Преимуществами использования электронного документооборота является:

  • сокращение времени, необходимого для обмена информацией между компаниями. За счет сокращения времени на доставку документов, сокращается время на заключение сделки, повышается эффективность ведения бизнеса;
  • сокращение времени на ведение бухгалтерского учета. Кроме того, контроль правильности составления документа занимает меньше времени, упрощая учет и составление бухгалтерской, налоговой отчетности;
  • сокращение расходов на составление первичных документов, их доставку контрагентам. Исключаются из статей затраты на почтовые расходы, содержание и обследование офисной техники, оплату услуг архивов;
  • исключается возможность утери документов. Рассылка может выполняться в нескольких экземплярах сразу нескольким пользователям.

Правила документооборота между организациями предполагают использование компаниями-контрагентами совместимых программных продуктов, офисной техники, позволяющей получать и работать с документами партнера. Автоматизированный обмен данными существенно упрощает ведение бизнеса, позволяя оперативно обмениваться данными с партнерами.

Документооборот компании

Документооборот является неотъемлемой и очень важной составляющей деятельности любой компании. Это не только входящая, исходящая или внутренняя документация, но и документы, составляемые отделами закупки и продаж, бухгалтерской службой, управленческим персоналом. От того, насколько грамотно организован документооборот предприятия, во многом зависит эффективность управления его деятельностью.

Правила составления документов, их движения определяются соответствующими распоряжениями руководителей структурных подразделений, организации. Порядком определяется:

  • система делопроизводства предприятия;
  • правила документирования всех хозяйственных и финансовых операций;
  • правила работы с документами;
  • процедура контроля по исполнению распорядительных документов.

Электронный документооборот компании

Существенно упрощает ведение документации внедрение на предприятии автоматизированного или электронного документооборота. Современные программные продукты, разработанные на базе 1С, позволяют решать целый комплекс задач по организации учета и движения документов. Электронный документооборот внутри компании обеспечивает соблюдение следующих принципов:

  • регистрация;
  • сокращение времени, необходимого на составление и обработку;
  • контроль непрерывности движения;
  • высокая эффективность поиска;
  • расширенные возможности составления отчетности.

Программы, разработанные на платформе «1С» предоставляют пользователям стандартный набор модулей, каждый из которых может являться центром. К центру возможен доступ пользователей, имеющих определенные полномочия. Кроме того, возможности автоматизированного документооборота позволяют работать, имея удаленный доступ к базе данных.

Документооборот строительной компании

Поскольку деятельность строительных организаций регулируется нормами действующего законодательства, здесь особое внимание уделяется составлению документации. С каждым днем поток информации увеличивается. Управление деятельностью предприятия будет более эффективным, если отказаться от «бумажных» носителей и внедрить электронный документооборот в строительной компании. Это имеет немало преимуществ. Для строительной компании это не только выполнение основных функций отдела канцелярии. В строительной компании это и составление чертежей, договорная документация, акты ввода в эксплуатацию, наряды на выполнение работ, графики проведения строительных работ, другие документы. Для их хранения понадобится немало места, но с введением автоматизированного документооборота необходимость в этом просто отпадает.

Электронный документооборот обеспечивает высокую эффективность реализации каждого проекта, сокращая сроки строительства за счет своевременности подготовки всей необходимой документации. Повышается качество и оперативность принятия управленческих решений. Преимуществом использования программных продуктов «1С» является:

  • обмен оперативной информацией между структурными подразделениями;
  • введение стандартов;
  • высокий уровень защиты информации;
  • создание единой информационной базы;
  • повышение эффективности работы каждого сотрудника;
  • автоматизация процессов принятия управленческих решений.

Электронный документооборот позволяет экономить ресурсы компании, делает работу сотрудников прозрачной и более эффективной.

Страховая компания: особенности документооборота

Документооборот страховых компаний существенно отличается от предприятий, работающих в других сферах. Его можно разделить на три основных блока:

  • страховая документация;
  • бухгалтерская и налоговая;
  • стандартный документооборот.

В составе страховой документации выделяют:

  • аквизиционные (документы по заключению договоров страхования);
  • по урегулированию убытков;
  • по перестрахованию.

Внедрение электронного документооборота страховыми компаниями производится с учетом специфики их деятельности. Учитывается также специфика составляемой страховщиком отчетности, ведения бухгалтерского и налогового учета.

Документооборот в управляющей компании ЖКХ

Для управляющих компаний ЖКХ автоматизация документооборота также является одной из первоочередных задач. Внедрение специализированных программных продуктов позволяет повысить эффективность взаимоотношений с клиентами. Существенно повышается эффективность работы по заключению договоров с клиентами. Использование электронного документооборота управляющими компаниями ЖКХ позволяет в оперативном режиме отслеживать задолженность клиентов, предпринимать меры по ее устранению.

Кроме ведения учета расчетов с клиентами специализированные программные продукты позволяют составлять планы дальнейшего развития компании, выполнять анализ фактических показателей, сравнивая их с плановыми. На основании полученных данных анализа принимаются управленческие решения, направленные на повышение эффективности работы компании.

Документооборот в различных отраслях

Документооборот на предприятии включает получение, создание, движение документов, а также контроль их исполнения.

Сегодня разрабатываются программные продукты, обеспечивающие эффективную работу каждого структурного подразделения компании, всех ее отделов. Одним из наиболее востребованных приложений, обеспечивающих автоматизацию документооборота в различных отраслях, являются программные продукты, разработанные на платформе «1С». Их универсальность позволяет учитывать специфику предприятия. Возможности программы позволяют интегрировать используемую систему документооборота с другими модулями, используемыми бухгалтерской службой, отделом продаж и снабжения, финансовым отделом. Данное решение позволяет управлять потоками входящей и исходящей документации, разрабатывать проекты.

Преимущества автоматизированной системы документооборота

Внедренная система документооборота имеет ряд преимуществ для предприятия:

  • автоматизация и документальное сопровождение бизнес-процессов компании;
  • удобный интерфейс, настраиваемый под конкретного пользователя;
  • возможность оперативного принятия управленческих решений;
  • интеграция с другими модулями, информационными базами;
  • возможность удаленной работы.

Документооборот в строительстве

Деятельность строительных организаций предусматривает тесную привязку документов к заданиям, выдаваемых сотрудникам компании. Документооборот в строительстве затрагивает не только управленческую или учетную деятельность, но и производственные процессы. Автоматизация документооборота в строительной компании обеспечивает выполнение ряда задач:

  • ведение учета и регистрация внутренних документов, входящей и исходящей корреспонденции;
  • контроль исполнения распорядительных документов;
  • разработка и согласование проектов;
  • ведение учета договоров с контрагентами;
  • отслеживание этапов ведения строительных работ.

Кроме того, возможности программного продукта позволяют вести эффективное управление повседневной работой сотрудников.

Документооборот в строительстве: схема

Обязательное составление графика регламентируется нормами действующего законодательства. Сегодня существует два вида графика:

  • динамический;
  • статический.

Составление статических графиков выполняется в несколько этапов:

  • порядок составления документации в момент совершения операции;
  • порядок передачи составленного документа в бухгалтерию компании;
  • контроль принятого пакета документов;
  • обработка;
  • оформление и передача документа на хранение.

Документооборот в торговой организации

Торговля является одним из наиболее динамичных сфер деятельности. Ежедневно торговыми предприятиями заключается огромное количество сделок, и каждая из них должна быть документально оформлена. Документами, подтверждающими факт продажи, являются накладные, чеки, акты приема и отгрузки товаров, договора, заключенные с поставщиками и покупателями. В совокупности они образуют большие массивы документов, требующих не только обработки, но и последующего хранения. Как правило, это требует немало сил и времени.

Автоматизация документооборота в торговой организации является инструментом, обеспечивающим эффективность принятых управленческих решений. Кроме того, это возможность создания единой информационной базы. Ее данные используются структурами налогового и бухгалтерского учета для ведения учета, создания отчетности, определения финансового результата деятельности. Программные продукты для организации документооборота, разработанные на платформе «1С», учитывают все особенности торговой деятельности компании. Ведение анализа заключенных сделок, результатов продаж, позволяет анализировать деятельность компании, принимать оперативные решения, направленные на повышение результатов.

Автоматизация затрагивает все этапы, начиная оформлением заявки покупателя, составлением договоров, документов на отгрузку, заканчивая контролем полноты оплаты, определением финансового результата.

Документооборот в транспортной компании

Большинству транспортных компаний ежедневно приходится сталкиваться с обработкой большого количества документов, как составленных самой компанией, так и полученных от контрагентов. Для транспортировки грузов, оформления их доставки выписывается большое количество документации: накладные, счета-фактуры, акты выполненных работ. Ведение документов вручную связано с высоким риском допущения ошибок. Чтобы исключить их, а также повысить эффективность работы транспортного предприятия, сегодня созданы специализированные программные продукты. Автоматизация документооборота на транспортном предприятии охватывает все основные процессы. Оформление первичной документации на транспортировку грузов, контроль исполнения распоряжений и производственных заданий станут более простыми и прозрачными с внедрением автоматизации. При этом исключается утеря важных документов, сокращается время, необходимое для поиска нужного файла, ускоряется процесс отгрузки и отправки транспорта.

Автоматизация транспортной компании позволяет разрабатывать схемы документооборота, что обеспечивает всех сотрудников оперативной информацией. Все расчеты и вычисления ведутся автоматически, по заданным программой правилам и тарифам. Система позволяет отслеживать задолженность клиентов по расчетам, создавать заказы, контролировать деятельность и загруженность каждого сотрудника, составлять финансовую, налоговую отчетность.

Документооборот в отделах предприятия

Документооборот – движение документов с момента их составления, до их исполнения. От того, насколько грамотно на предприятии организован документооборот, во многом зависит результативность его работы.

Сегодня процесс документооборота на предприятии определяют нормы действующего законодательства страны. Кроме того, на каждом предприятии документооборот, его организацию определяет Порядок — документ, определяющий правила и сроки составления документов на конкретном предприятии, ответственных за их исполнение и контроль.

О важности документооборота в отделах предприятия

Неспециалистам может показаться, что документооборот не является важным в работе предприятия. Однако это не так. Только правильная организация движения документов в организации обеспечивает высокие результаты работы отдела продаж, позволяет привлечь каждого сотрудника компании в производственном процессе, добиваясь главной цели – получения прибыли.

Автоматизация документооборота на предприятии

Внедрение автоматизированного документооборота на предприятии имеет огромное значение. Это возможность отказаться от бумажных носителей. С внедрением специализированных прикладных программ существенно упрощается регистрация и поиск необходимого документа, контроль по его исполнению, составление отчетности и передача документов в архив на хранение.

Автоматизация сегодня затрагивает все участки современного предприятия. Это не только работа секретаря, но и работа технических отделов, бухгалтерской службы, управленческого персонала, юридического отдела, отделов снабжения и продаж. Электронный документооборот имеет столько же видов, сколько существует направлений в деятельности компании.

Преимущества электронного документооборота

Преимуществами электронного документооборота является:

  • прозрачность внутренней деятельности компании;
  • возможность отслеживания, на каком этапе исполнения находится документ;
  • оперативный доступ и возможность внесения изменений, при условии, что изменения вносятся автором;
  • более рациональное использование современной техники и возможность отказаться от громоздких архивов;
  • безопасность сберегаемой документации, возможность восстановить случайно удаленный файл;
  • снижение материальных затрат на приобретение конвертов, бумаги, марок;
  • повышение результативности работы сотрудников, которым благодаря внедрению автоматизированного документооборота не нужно тратить время на перебирание кипы бумаг, а можно сосредоточиться на выполнении своих прямых обязанностей.

Сегодня для автоматизации процессов создания и обеспечения движения, контроля документов существуют различные программные продукты. Наиболее продвинутым являются продукты, разработанные на платформе «1С».

Документооборот в отделе кадров

Отдел кадров является важной составляющей структуры любого предприятия. Автоматизация документооборота в отделе кадров обеспечивает:

  • разработку проектов документов;
  • оперативное согласование с управленческим персоналом;
  • внесение необходимых корректировок;
  • оперативную проверку на предмет правильного составления и передачу на подпись;
  • регистрацию всех личных дел;
  • составление второго экземпляра распорядительных документов, подшиваемых в личное дело сотрудника;
  • хранение, и по истечению сроков хранения, уничтожение или передача в архив.

Документооборот отдела продаж

Организация работы отдела продаж во многом зависит от организации документооборота. В работе с клиентами возникает необходимость в официальной переписке. Автоматизация процесса обеспечивает возможность составления документов по утвержденным на предприятии шаблонам. Когда клиент готов приобрести реализуемую продукцию или воспользоваться услугами, менеджеру необходимо подготовить договор, другие документы на продажу. Чтобы иметь возможность оперативно составлять необходимую документацию, которая была бы напрямую связана с другими структурами предприятия (бухгалтерией, складским хозяйством), используются готовые шаблоны. В случаях нестандартных договоров автоматизированные системы документооборота позволяют передавать составленные договора на согласование в юридический отдел компании.

Кроме того, автоматизация работы отдела продаж обеспечивает управленческий персонал информацией об объемах розничной, оптовой и индивидуальных продаж.

Документооборот юридического отдела

Системы автоматизации документооборота в юридическом отделе обеспечивают:

  • учет договоров предприятия в полном объеме;
  • возможность работы с сопроводительными документами;
  • контроль своевременности возврата второго экземпляра;
  • возможность создания единой базы документов компании.

Одной из составляющих бесперебойной работы предприятия, в том числе юридического отдела, является график документооборота. Этот документ определяет порядок составления документов, порядок организации работы с документацией, ее оформления, контроля исполнения и хранения.

Документооборот секретаря на предприятии

Электронный документооборот секретаря позволяет упростить процесс регистрации входящих и исходящих документов, обеспечивает оперативный доступ к информации, позволяет существенно сократить время, необходимое для согласования принятых управленческим персоналом решений. Кроме того, автоматизация работы секретаря позволит повысить уровень исполнительской дисциплины, снизить уровень затрат на делопроизводство.

Современные прикладные программы позволяют создавать единую информационную базу. Так, к документам, созданным службой секретариата, имеют доступ и другие отделы, пользователи информации.

Какая судьба ждет традиционный бизнес в эпоху цифровой трансформации?

24 Апр 2017

Одна из особенностей нашего «ускоряющегося» мира состоит в том, что изменения в реальной жизни начинают опережать наше понимание сути этих изменений. Язык и вся система понятий, призванная объяснять и осмысливать мир, помогать ориентироваться в нем — не поспевают за изменениями самого этого мира.

Тема цифровой трансформации – модная, побившая все рекорды по частоте мелькания в прессе, несет в себе колоссальную неразбериху терминов и понятий. Неразбериха в публикациях, неразбериха в головах, в попытках договориться и понять друг друга, в конце концов – неразбериха в управленческих решениях и реальных действиях менеджеров и бизнесменов.

Один из узлов подобной неразберихи – кочующий по статьям и презентациям призыв к «глубокой», «настоящей», «подлинной» цифровой трансформации. Оптимизировать с помощью современных ИТ-средств внутренние процессы компании – говорят они менеджерам и бизнесменам, – это уже не круто! Автоматизировать взаимодействия с контрагентами – семечки!

Выстраивать омниканальные и индивидуализированные отношения с розничными клиентами – вчерашний день! Революционные изменения в бизнес-модели компании – вот это настоящая, глубинная, истинная цифровая трансформация! Вот трансформация, сулящая фантастические прибыли и абсолютные конкурентные преимущества! И повсеместно приводятся надоевшие уже примеры Uber, Airbnb и подобных им «электронных маркетплейсов», выдавливающих с рынка традиционные формы ведения дел, будь то такси или сдача квартир в аренду. Да, у Uber и Airbnb все красиво: удобство, скорость и дешевизна встреч «изначальных продавцов» (таксистов или владельцев жилья) с «конечными потребителями» (гражданами, которым нужно куда-то ехать и где-то жить) – беспрецедентны и недосягаемы для отраслевых конкурентов предыдущего бизнес-поколения. Но любой ли бизнес способен трансформироваться на манер Uber в принципе? Не противоречит ли uber-модель самой природе того или иного бизнеса?

Многие традиционные бизнесы, т.е. бизнесы ушедшего века – в принципе не могут стать похожими на Uber и Airbnb. И не должны стремиться к этому. И не нужно попусту растрачивать на это свои ресурсы. Это категорическое заявление касается не любых традиционных бизнесов, а лишь тех, которые непосредственно создают ценность для своих потребителей. Сами создают ценности в форме товаров и услуг, а не посредничают между потребителями и создателями ценностей. Итак, переходим к аргументации.

Научитесь собирать, обрабатывать и с толком использовать все накапливаемые внутри компании данные

Что составляет ядро маркетплейсов типа Uber и Airbnb? Мощный программный комплекс, способный в автоматическом режиме собирать, накапливать, обрабатывать и интегрировать информацию о поставщиках товара или услуги, о важных для клиента характеристиках товаров и услуг в привязке к каждому поставщику, о сигналах от клиентов, испытавших радость или печаль после того, как приобрели товар или воспользовались услугой. И еще много чего должен уметь такой программный комплекс для того, чтобы и продавцу, и покупателю было удобно и приятно иметь с ним дело. Что еще для полноты успеха «уберам» нужно? Нужно дать пользователям возможность подключиться к этому электронному супермозгу через свои мобильные устройства. Продавцу – через свое мобильное приложение, заточенное под роль продавца, покупателю – свое, заточенное под роль покупателя. На такие скачиваемые с ресурсов «уберов» приложения – тоже часть их программного комплекса, часть супермозга «цифровой компании». Получается, кроме этого «супермозга» да, возможно, команды айтишников, которые его обслуживают и развивают, нечего у уберов и нет.

Если вы владеете розничной сетью – как вы будете, имея один лишь «супермозг», физически приобретать товар у поставщиков и физически доставлять его покупателям? Никак, потому что у «супермозга» нет своих рук. Роль «супермозгов» в розничной торговле играют продвинутые интернет-магазины. Однако, несмотря на то, что многие розничные сети уже обзавелись интернет-магазинами, это вовсе не означает, что они «трансформировались» в маркетплейсы. Это означает, что розничная сеть завела и начала выращивать рядом с собой и отдельно от себя совершенно новый бизнес. Опирается на преимущества и возможности, которые дает ему «материнская» розничная сеть, но от этого не перестает быть отдельным бизнесом. Когда набирали специалистов по электронной коммерции в розничные сети, то через все фильтры к вакансиям работодателей прорывались лишь те, кто одновременно обладал компетенциями и в логистике, и в экономике, и в маркетинге, и в продажах, и в сайтостроении. То есть люди, способные с нуля построить целостный, отдельный от розницы бизнес. И если этот бизнес поначалу, да и впоследствии, может использовать ресурсы розничной сети, то это вовсе не отменяет того факта, что интернет-магазин – отдельный бизнес.

Либо зародыш отдельного бизнеса. По природе своей мало чем отличается от таких гигантов как Alibaba или eBay. Хотите рецепт цифровой трансформации розничной сети в маркетплейс? Извольте, надо сделать всего лишь пять простых шагов и один непростой. Первое – похоронить все свои розничные магазины вместе с продавцами – супермозгу они не нужны.

Второе – отказаться от транспортно-складской логистики, неважно, своя она или на аутсорсе – у супермозга нет и не может быть логистики. Третье – обнулить департамент закупок – мозг никогда никаких товаров не закупает. Четвертое – сократить центральный офис со всеми его службами, оставив одно лишь подразделение ИТ. Пятое – отдел рекламы, может быть, какое-то время еще поживет, но со временем придется отказаться и от него: Alibaba и eBay знают и уважают во всем мире и без рекламы. И что тогда останется от прежней розничной сети? Ничего. В лучшем случае бренд, и то вряд ли: слишком уж круто изменили вы свое позиционирование.

Но, как говорится, ломать не строить. А построить нужно что? Правильно, тот самый супермозг, способный бесперебойно и в режиме онлайн сводить в оптимальные цепочки поставщиков с самыми разными товарами, покупателей с самыми разными запросами, а также обслуживающие этот радостный союз логистические компании. Да еще сделать так, чтобы каждый из трех действующих лиц этой пьесы исправно платил вам комиссионные. Да еще и чтобы рейтинги в автоматическом режиме собирались. Ну, и все прочие дополнительные удобства, в которых нуждаются продавцы, логисты и покупатели. Alibaba и eBay смогли сделать это. А смогут ли другие?

Есть плохая новость: не смогут. Или, скажем так, не смогут в 999 999 случаев из миллиона. Почему? Потому что они всю жизнь занимались розничной сетевой торговлей и весьма смутно представляют, что такое робот-маркетплейс с его супермозгом. Не представляете, какие специалисты нужны, чтобы его построить. Как найти таких специалистов, как отличить их от самозванцев?

Да, у вас и вашего коллектива есть глубокое знание товара, знание рынка поставщиков и рынка покупателей. Это ценные компетенции, и они необходимы для создания «виртуальной торговой площадки». Но необходимы компетенции и в области новейших информационных технологий. Необходимо мониторить не только появление новинок, но и тщательно собирать информацию об успехах, неудачах, особенностях их внедрения, необходимо с ходу осваивать их и работать с ними. Рядовой ИТ-департамент розничной компании не может и не должен иметь в своем штате специалистов такого уровня, это для него непозволительная роскошь. Кроме того, необходимы знания о том, как в принципе создаются и работают «уберы», так называемые «цифровые платформы». Это вообще не компетенция «айтишника», таких специалистов еще меньше, и стоят они еще дороже.

И самая главная проблема – как организовать запуск «убера», чтобы не подвести ни продавцов, ни покупателей, ни логистов и не нажить себе дурной славы, которая для супермозгов смерти подобна. Поэтому шансы на успех проекта трансформации розничной сети в «eBay-2» – один из миллиона.

Ну, а если это не розничная сеть? Если строительная компания? Металлургический завод? Фермерское хозяйство? Завод по производству детских игрушек? Проблемы будут те же самые, только в еще более острой форме.

Теперь чуть-чуть «теории». Может ли производственная компания, сохранив у себя свои «руки», нарастить при этом и супермозги типа Uber или еще покруче? И, оставаясь производственной компанией, использовать все преимущества Uber, чтобы уйти в бесконечный отрыв от конкурентов? Теоретически – может. Почему?

Потому что в мире уже существует одна такая компания. Это Boeing, один из бесспорных лидеров на рынке гражданского самолетостроения, на который работают десятки предприятий, разбросанных по многим странам мира. Конструкция его цифровой платформы – еще более сложная, чем у Uber задачи для супермозга – на порядок сложнее. Хотите стать такими как Boeing? А объем инвестиций представляете? Отсюда совет розничным компаниям, фермерам, строителям, металлургам: не спешите в «уберы»! Лучше займитесь той самой «трансформацией по мелочи», о которой с пренебрежением говорят иные эксперты и журналисты. Опираясь на наиболее продвинутые технологии, оптимизируйте свои внутренние бизнес-процессы. Автоматизируйте взаимодействия с контрагентами. Используйте возможности мобильных устройств для быстрых коммуникаций с удаленными или выездными сотрудниками. Воспользуйтесь преимуществами облачных сервисов. Научитесь собирать, обрабатывать и с толком использовать все накапливаемые внутри компании данные. Если сделаете это хорошо – отрыв от конкурентов гарантирован.

Uber, Airbnb, Alibabа, eBay – это бизнес-модели совершенно особого типа, и они не стоят в одном ряду с «традиционными» бизнесами. С самого начала они задумывались и создавались не как производители услуг и товаров для населения, а как посреднические платформы, своего рода «автоматизированный базар». И конкурировать они могут не со всеми подряд, а лишь с посредническими бизнесами типа диспетчерских такси или розничных магазинов. Вот с этими они конкурируют жестко, иногда вплоть до полного уничтожения. А что касается всех остальных – сколько не «уберизируй» экономику, всегда кто-то должен будет добывать нефть и лечить людей, выращивать картошку и строить дома. Такие бизнесы, занимающиеся производством товаров и услуг, а не их распределением, могут не опасаться «алибабов» и «уберов». И если кто и выдавит их с рынка, то это будут не «уберы», а такие же бизнесы, как они сами, но более эффективные и клиентоориентированные.

В качестве вывода – две новости: хорошая и плохая. Хорошая – о том, что эффективная цифровая трансформация, синергия в использования различных технологий на различных «участках» бизнеса – даст компании неоспоримые конкурентные преимущества. Плохая новость – о том, что те, кто не проведет цифровую трансформацию или проведет ее неэффективно, без приращения преимуществ и получения синергического эффекта от технологий, будут сметены конкурентами. Хотя бы потому, что не смогут удержать себестоимость своих товаров и услуг на уровне цен тех, кто успел «оцифроваться».

Юрий Пахомов

Источник: cnews.ru

Документооборот в ООО

Независимо от размеров компании, ее организационно-правовой организации, вида осуществляемой деятельности, составление документации является обязательным при совершении любой хозяйственной или финансовой операции.

 

Электронный документооборот ООО: основные задачи, преимущества

Внедрение электронного документооборота ООО позволяет эффективно бороться с проблемой поиска, защиты и хранения документов, составленных в ходе оформления хозяйственных и финансовых операций компании. Электронный документооборот – это возможность создания единой информативной базы, доступ к которой может регламентироваться руководителями отдельных структурных подразделений, компании в целом.

Электронная система документооборота обеспечивает создание и распространение документа в сети компании, за ее пределами, управление доступом, контроль потоков документов и их исполнения персоналом.

Основными задачами организации документооборота являются:

  • повышение эффективности управления потоками документов в ООО;
  • повышение продуктивности работы каждого сотрудника;
  • создание единых стандартов составления документов, их последующей обработки;
  • контроль по исполнению документов;
  • возможность централизованного хранения;
  • оперативный доступ к информации.

Внедрение электронного документооборота возможно с полной или частичной реализацией системы.

График документооборота в ООО

Обеспечить эффективность управления документооборотом позволяет разработка графика документооборота в ООО. Данным документом, утверждаемым не только руководителем структурного подразделения, но и руководителем предприятия, регламентируется порядок обработки документов. График предусматривает объемы документов, их виды, сроки и очередность исполнения.

Функциональным значением графика является:

  • оптимизация затрат времени, материальных затрат на документирование операций компании;
  • создание оптимальных условий для корректной обработки документов специалистами определенной службы компании;
  • повышение результативности деятельности компании в целом.

Преимущества внедрения автоматизированного документооборота

К таким преимуществам можно отнести:

  • высокую эффективность управления потоками документов;
  • обеспечение детализации каждой операции;
  • исключение дублирования информации;
  • автоматизация доступа к базе данных;
  • контроль по исполнению;
  • исключение необходимости хранения документов на бумажных носителях.

Составление графика документооборота является важной составляющей эффективной работы предприятия. График разрабатывается согласно Положению о документообороте. Ответственность за исполнение составленного графика возлагается на руководителя структурным подразделением. Если говорить о работе бухгалтерской службы на предприятии, ответственность по исполнению графика документооборота возлагается на главного бухгалтера.

Все сотрудники отдела обязаны принимать в обработку только те документы, которые имеют все признаки таких бумаг, и были оформлены надлежащим образом.

Разработанный график определяет контроль движения каждого документа. Это позволяет наладить четкое взаимодействие между сотрудниками отдела.

Главные принципы графика документооборота на предприятии:

  • соблюдение порядка движения каждого документа, это позволяет исключить повторы, возвраты или утерю документов;
  • четкость и высокая скорость обработки каждого поступившего документа;
  • оперативное согласование и сбор всех подписей.

Каждый документ предприятия имеет свой путь, который находит отражение в графике. Для любых документов общими являются следующие этапы движения:

  • составление документа в момент совершения операции;
  • передача его в бухгалтерскую службу, где осуществляется проверка на предмет правильности и полноты составления;
  • проверка законности операции, достоверности данных, отраженных в документе;
  • обработка: если это бухгалтерская служба, проводится таксировка, перевод натуральных показателей в денежные, составляются на основе документа бухгалтерские проводки;
  • архивация и хранение документов, данные которых занесены в соответствующие учетные регистры.

Первым этапом разработки графика документооборота является составление перечня документации, подлежащей исполнению. Далее определяется круг должностных лиц, ответственных за составление и обработку каждого вида бумаг компании. Далее разрабатываются схемы взаимодействия сотрудников. Устанавливаются отдельные исполнители и сроки исполнения конкретного документа. Графиком определяются типовые методики обработки документов компании.

Составление и использование графика позволяет существенно повышать эффективность учетной работы компании. Проведение анализа схем движения позволяет выявить слабые места отдельных участков, внести коррективы для дальнейшего планирования работы компании.

Внедрение бюджетирования на предприятии

Внедрение бюджетирования означает использование новых возможностей более эффективного управления процессами планирования. Кроме того, сравнение плановых показателей с фактическими данными позволяют изыскивать новые источники ресурсов, ставить высокие цели перед предприятием.

Бюджетирование является процессом составления планов финансовой деятельности компании, в основе которых лежит система финансовых показателей.Планирование может быть кратковременным и долгосрочным, рассчитанным в среднем на 3-5 лет.

Результаты внедрения бюджетирования

Деятельность компании может быть максимально эффективной при внедрении системы бюджетирования. Это возможность:

  • повысить эффективность управления компанией;
  • повысить производительность труда;
  • увеличить объем продаж;
  • снизить себестоимость производимой продукции;
  • повысить эффективность управления ресурсами компании.

Внедрение системы бюджетирования: основные задачи

Внедрение бюджетирования на предприятии позволяет решать целый ряд задач:

  • Составлять прогнозы относительно результатов реализации стратегических проектов, анализировать достигнутые результаты.
  • Разрабатывать планы, данные которых соизмеримы с возможностями компании. Это и производство новых видов продукции, и освоение новых рынков.
  • Определение лиц, ответственных за выполнение поставленных плановыми заданиями задач.
  • Разработка методов мотивации сотрудников компании.
  • Осуществление контроля по ведению финансовой и хозяйственной деятельности компании.

Бюджетирование – комплекс мер, обеспечивающих высокую эффективность управления деятельностью, как отдельных структурных подразделений, так и компании в целом.

Основные этапы внедрения системы бюджетирования

На первом этапе внедрения системы бюджетирования производится обследование бизнес-процессов, осуществляемых компанией. Это детальное изучение финансовой структуры, особенностей ведения хозяйственных операций, знакомство с документооборотом. Первый этап внедрения системы бюджетирования является разработкой системы, которая учитывает все факторы влияния на деятельность предприятия.

Вторым этапом является создание методики составления планов. Это позволяет оптимизировать процессы планирования.

Далее определяется программная платформа, которая позволит автоматизировать процесс бюджетирования. Многими компаниями в качестве платформы используются программные продукты «1С», системы, хорошо зарекомендовавшей себя на отечественном рынке.

На четвертом этапе внедрения системы бюджетирования формируется техническое задание: составляются алгоритмы расчетов, определяются составляющие, элементы справочников, отчетных форм.

На пятом этапе производится внедрение разработанной автоматизированной системы бюджетирования. Производятся настройки системы, проводится ее тестирование. На данном этапе выявляются все недостатки в работе системы, предпринимаются меры по их устранению.

На шестом этапе происходит отказ от применения старых методологий составления бюджетов компании. Вводится в эксплуатацию группа поддержки, разрабатывающая мероприятия, направленные на консультирование пользователей. При необходимости производится обновление используемой конфигурации.

Основные ошибки при внедрении системы бюджетирования

Внедрение автоматизированной системы бюджетирования позволяет выявить целый ряд ошибок в работе специалистов планового отдела. Такими ошибками могут быть:

  •      несоответствие плановых показателей фактическим результатам деятельности;
  •      разработка бюджета, не связанного с основным планом развития компании;
  •      отсутствие регламента бюджетирования;
  •      отсутствие единой базы данных об издержках компании;
  •     отсутствие контроля по исполнению бюджетов.

Внедрение системы бюджетирования должно осуществляться с привлечением тех специалистов компании, которые непосредственно задействованы в составлении бюджетов.

Ваше имя (обязательно)

Ваш номер телефона (обязательно)

Сообщение

Отправить заявку
Ваше имя*   
Ваш телефон*   
Задача   
Проверочный код*   
captcha
  
* - Поля отмеченные звездочкой, обязательны для заполнения
[_post_url] [_url]