Результаты поиска:

Что дает предприятию электронный документооборот SAP и каковы особенности его внедрения?

Организация электронного документооборота − это реальная возможность не только оптимизировать работу любой компании, но и превзойти в каких-то аспектах главных конкурентов. Автоматизация данного процесса, которая предусматривает внедрение системы электронного документооборота (СЭД), позволяет:

  • экономить рабочее время на поиски необходимого документа;
  • увеличить скорость принятия стратегических и оперативных управленческих решений;
  • более адекватно использовать физическое пространство и технику;
  • повысить прозрачность внутренней работы предприятия;
  • централизовано управлять взаимоотношениями с поставщиками и клиентами;
  • повысить безопасность информации и важной документации;
  • упорядочить существующий документооборот и привести его в соответствие с нуждами системы управления;
  • снизить затраты на ведение документооборота.

Классов систем, отвечающих за автоматизацию документооборота, контроль и управление рабочими информационными потоками и архивными данными, существует несколько. К их числу относится и система SAP, производителем которой является немецкая компания SAP SE.

Электронный документооборот на платформе SAP: особенности и функциональные возможности

Организация электронного документооборота в системах автоматизации SAP предоставляет компаниям уйму возможностей. Их перечень и специфика приведены в таблице.

Функциональные возможности

Описание и инструменты реализации

Регистрация документов
  • ввод и редактирование реквизитов;
  • присвоение регистрационных номеров;
  • печать регистрационных карточек.
Работа с электронными версиями документов
  • создание электронных файлов документов, в том числе и посредством шаблонов;
  • привязка новых файлов к уже существующим;
  • автоматизация ввода документов с бумажных носителей;
  • редактирование/просмотр файлов.
Согласование проектов
  •  подготовка и отправка проектов документов по маршруту;
  • согласование и утверждение проектов.
Подготовка резолюций
  • ввод и редактирование резолюций;
  • подготовка резолюций к печати.
Подписание документов
  • применение электронной цифровой подписи.
Доведение документа до адресата
  • уведомление получателей о зарегистрированных документах и сроках, отведенных на их обработку.
Поиск документов
  • поиск необходимого документа из числа электронных файлов по атрибуту и контексту.
Выдача напоминаний
  • рассылка напоминаний о документах и заданиях, нуждающихся в обработке и выполнении.
Контроль выполнения заданных операций
  • контроль соблюдения заданных сроков согласования и утверждения документов, исполнения резолюций и т.д.
Построение отчетов
  • поиск и предоставление в нужном ракурсе информации, необходимой для отчетов.

К ключевым особенностям системы SAP относятся:

  • комплексная системауправления, охватывающая все бизнес-процессы и сферы деятельности современного предприятия;
  • интегрированная система, где вся информация хранится в единой базе данных;
  • система, функционирующая в реальном времени и обеспечивающаяпредоставление необходимой информации в нужной форме в нужный момент;
  • возможность интеграции с иными системами автоматизации.

Этапы организации СЭД

Процесс организации электронного документооборота в системах автоматизации SAP можно условно разделить на 6 этапов.

  1. Детализированное изучение и анализ существующей структуры предприятия и его потребностей.
  2. Сбор, обработка и обобщение справочных материалов, касающихся работы с новой системой, составление инструкций.
  3. Адаптирование SAP к нуждам конкретной организации.
  4. Внедрение соответствующего программного обеспечения и его тестирование.
  5. Идентификация недостатков системы и их устранение в случае наличия таковых. Повторное тестирование.
  6. Ознакомление всех сотрудников предприятия с правилами работы системы SAP.

Трудности внедрения СЭД

Электронный документооборот SAP имеет явные преимущества, но внедрение данной инновационной технологии нередко сопряжено с рядом трудностей, большая часть которых основывается на человеческом факторе.

Крайне важно, чтобы СЭД вводилась не в каком-то одном отделе или подразделении предприятия, а во всех структурных единицах организации, что позволит добиться полного и эффективного взаимодействия. Внедрение СЭД нередко тормозит:

  • отторжение нововведений персоналом, обусловленное страхом сотрудников перед чем-то новым и непознанным;
  • неприятие руководителем современных веяний в сфере информационных технологий.

К числу объективных факторов, влияющих на процесс внедрения СЭД, можно отнести нестабильную структуру предприятия и отсутствие стандартной формы документооборота как такового.

Эффект от организации СЭД на платформе SAP

Любое предприятие, независимо от своих размеров и вида деятельности, организовывая систему электронного документооборота на платформе SAP, может смело рассчитывать на:

  • стремительное повышение качества работы с документацией за счет минимизации затрат времени на ее создание, доставку, обработку и поиск;
  • информационную прозрачность процессов разработки и утверждения документов;
  • обеспечение контроля исполнительской дисциплины на любом этапе работы с документацией;
  • повышение качественных характеристик аналитических данных, необходимых для оценки эффективности деятельности компании;
  • надежную защиту от несанкционированного доступа к информационной базе;
  • унификацию и стандартизацию процессов документооборота компании.

SAP − одна из немногих платформ, позволяющая выстроить ЭД компании как единый и слаженный процесс, охватывающий все этапы жизненного цикла документа.

Ваше имя (обязательно)

Ваш номер телефона (обязательно)

Сообщение

Отправить заявку
Ваше имя*   
Ваш телефон*   
Задача   
Проверочный код*   
captcha
  
* - Поля отмеченные звездочкой, обязательны для заполнения
[_post_url] [_url]