Результаты поиска:

Автоматизация документооборота на предприятии: принципы и системы

Работа с разнообразными документами при ведении предпринимательской деятельности требует не только привлечения грамотных специалистов (бухгалтеров, финансистов и т.д.), но и правильной организации процесса сбора, фиксации и оформления данных. Обеспечить это позволяют современные средства автоматизации документооборота, которые руководитель или собственник подбирает, руководствуясь спецификой бизнеса и выбранной политикой управления. Причем, если раньше интегрировались преимущественно отдельные программы, то теперь предпочтение отдается многопользовательским системам (СЭДО), которые могут выполнять сразу несколько десятков полезных функций.

Цель автоматизации кадрового, бухгалтерского и любого другого документооборота заключается в создании максимально благоприятных условий для выполнения поставленных предприятием задач. Достигается это за счет систематизации информации и хранения её в электронном виде, за счет чего:

  • удается сэкономить огромное количество времени сотрудников на обработку данных;
  • исключается потеря ценной корпоративной информации;
  • можно регистрировать тот или иной документ только один раз, после чего его легко удастся идентифицировать;
  • ускоряется движение бумаг внутри организации и снижается риск несвоевременной отправки отчетов внешним пользователям;
  • получается создать распределенную или единую информационную базу;
  • значительно упрощается контроль за перемещением документов;
  • можно на порядок быстрее принимать управленческие решения;
  • упрощается поиск бумаг: чтобы найти нужный отчет, требуется минимум сведений о нем;
  • повышается общая производительность труда за счет высвобождения времени, которое раньше тратилось на всевозможные формальности.

Также автоматизация электронного документооборота позволяет не путаться в документах, поскольку действует четкая система атрибутов и статусов. В полной мере оценить многочисленные преимущества компьютеризированного учета может любой предприниматель, если ответственно отнесется как в подбору, так и к внедрению специализированного программного обеспечения.

Основные разновидности программных продуктов

В распоряжении желающих улучшить деятельность своей организации есть различные виды СЭДО, различающиеся по функциональным возможностям, условиям внедрения, а также стоимостью установки и технического обслуживания. Все существующие продукты можно поделить на три категории:

  1. Так называемые «коробочные» — наиболее примитивные, отличаются базовым набором опций и неспособностью подстраиваться под нужды конкретной компании. Их единственным достоинством является невысокая стоимость, но при этом приходится дополнительно тратить деньги на лицензии при увеличении количества рабочих мест.
  2. Создаваемые персонально – программы автоматизации документооборота, которые разрабатывают под определенный бизнес, что гарантирует максимальное удобство использования. К основным минусам подобных систем можно отнести немалые первоначальные затраты и необходимость длительного ожидания на подготовку ПО.
  3. Комбинированные – сочетают в себе умеренную стоимость и вариативность пользовательских параметров. Они состоят из базовой платформы с определенным количеством дополнительных функциональных модулей, что позволяет их адаптировать с учетом сферы деятельности и внутренней политики компании. Из немаловажных достоинств таких продуктов следует отметить высокую комфортность интерфейса, а также отсутствие сложностей в использовании, что позволяет быстро обучать персонал и в кратчайшие сроки оптимизировать работу с документами.

Количество программных решений, предлагаемых руководителям и владельцам компаний, неуклонно растет, причем среди них есть разработки как иностранных, так и отечественных специалистов. Между собой платформы могут отличаться очень сильно либо несколькими незначительными аспектами, соответственно, прежде чем делать выбор в пользу того или иного ПО, есть смысл определиться с тем, что вам необходимо, и изучить общероссийский рейтинг популярности.

Идеальная система автоматизации документооборота

На самом деле, параметров сравнения программ очень много, но ключевое значение среди них имеют:

  • выполнение рабочих операций;
  • особенности регистрации и ввода информации;
  • контроль и управление потоками работ;
  • специфика поиска и анализа материалов;
  • уровень безопасности электронных данных;
  • первоначальные установки;
  • связь с бумажным документооборотом.

Среди разработок последнего поколения прослеживается тенденция расширения дополнительных сервисов, поскольку основной набор функций идентичен у всех вариаций. Определить, какая программа подходит именно вашей организации, можно только с учетом её особенностей, а именно: масштабов, профиля деятельности, количества структурных подразделений и иерархии и т.д. Также необходимо иметь в виду, что СЭДО не является средством решения абсолютно всех проблем на предприятии, это просто эффективный инструмент оптимизации, призванный упростить и ускорить работу с документами. Непосредственно на прибыль автоматизация документооборота на предприятии не повлияет – чтобы улучшить показатели, потребуется наладить производственные процессы, правильно подобрать маркетинговую политику, организовать сбыт и т.д.

Распространенной ошибкой является ориентация исключительно на стоимость программного продукта. Цена, безусловно, имеет значение, но дороговизна ПО отнюдь не всегда свидетельствует о его безупречном качестве. Гораздо большее значение имеют положительные отзывы пользователей, спектр доступных опций и шанс настроить программу с учетом индивидуальных нужд.

1С:Документооборот – инновационное решение

Выбирая программу для автоматизации аудита и документооборота, имеет смысл рассмотреть такой вариант, как 1С:Документооборот, который учитывает специфику ведения бизнеса на территории России и предлагается в трех вариациях: ДГУ, КОРП и ПРОФ. Относясь к категории комбинированных СЭДО, данный продукт радует достаточно длинным списком преимуществ:

  • легкость настройки;
  • постоянное обновление;
  • удобный интерфейс;
  • оперативность поиска по общей базе данных;
  • синхронизация с другими программными решения производителя;
  • адекватная стоимость лицензии;
  • быстрые сроки внедрения и обучения сотрудников.

От версии зависит функционал и стоимость программы, а первоначальную настройку параметров выполняют специалисты фирмы-разработчика. В любой пакет услуг входит также техническое обслуживание и установка обновленных программных решений. По соотношению практичности и финансовых затрат 1С: Документооборот представляется наиболее выгодным для отечественных предприятий, причем как для небольших фирм, так и для крупных корпораций.

Ваше имя (обязательно)

Ваш номер телефона (обязательно)

Сообщение

Отправить заявку
Ваше имя*   
Ваш телефон*   
Задача   
Проверочный код*   
captcha
  
* - Поля отмеченные звездочкой, обязательны для заполнения
[_post_url] [_url]