Результаты поиска:

Электронный документооборот с контрагентами: преимущества и инструкция по его организации на предприятии

На большинстве предприятий компьютерные технологии уже давно стали неотъемлемой составляющей деятельности, в связи с чем актуальность электронного документооборота (ЭДО) растет в геометрической прогрессии. Под ним подразумевается автоматизированная система ведения документации, при которой поддержка всех создаваемых, передаваемых и аккумулируемых документов осуществляется посредством информационно-коммуникационных технологий на компьютерах, связанных друг с другом единой сетевой структурой, предоставляющей возможности для формирования и последующего ведения распределенной базы данных.

Преимущества электронного документооборота

Внедрение ЭДО на предприятии, независимо от его масштабов и вида деятельности, дает целый ряд преимуществ:

  1. Обеспечение прозрачности бизнес-процессов за счет возможности беспрепятственного отслеживания всех этапов их выполнения, благодаря чему деятельность организации становится абсолютно прозрачной и полностью контролируемой со стороны руководящего состава.
  2. Повышение исполнительской дисциплины персонала за счет возможности тотального контроля со стороны начальства за исполнением его поручений и распоряжений.
  3. Минимизация временных затрат сотрудников и руководящего состава за счет ускорения процессов документооборота, которые определяют длительность всех иных процессов внутри организации.
  4. Конфиденциальность и высокий уровень безопасности данных, обусловленные обеспечением системой ЭДО каждому пользователю в индивидуальном порядке строго регламентированного доступа к электронной документации в соответствии с полномочиями.
  5. Сокращение времени на обучение новых сотрудников и оптимизация запуска новых процессов на предприятии.
  6. Упрощение адаптации документооборота к изменениям международных стандартов, что позволяет предприятию сохранять высокий уровень конкурентоспособности при любых условиях и обстоятельствах.
  7. Повышение общего уровня корпоративной культуры за счет создания единого информационного пространства и вовлечения сотрудников всех подразделений в процессы компании.

Кроме вышеперечисленных выгод, предприятие при введении электронного документооборота ограждает себя от таких проблем, как периодическая потеря документов, наличие ненужных копий одного и тоже документа, невозможность в сжатые сроки найти нужный, ввиду огромного скопления бумажных носителей, попадание внутренних данных в чужие руки и т.д.

Внешний и внутренний ЭДО

Документооборот на любом предприятии можно условно разделить на 2 емкие категории: внутренний, внешний. Их названия говорят сами за себя. Если внутренний ЭДО предусматривает документооборот внутри компании между сотрудниками, подразделениями и руководящим составом, то внешний − включает документооборот с контрагентами и госорганами, на которые возложены контролирующие функции (Федеральная налоговая служба, Пенсионный фонд РФ и т.д.)

Электронный документооборот с контрагентами нередко называют межкорпоративным. Он предполагает обмен документами в электронной форме (например, счетами-фактурами, первичными бухгалтерскими документами, актами, накладными, договорами и т.д.) между поставщиками и получателями производимых предприятием продуктов и товаров, а также постоянными клиентами, подрядчиками, партнерами и заказчиками.

Как предприятию организовать электронный документооборот с его контрагентами?

Электронный документооборот между контрагентами зачастую происходит по стандартной схеме:

  1. Уполномоченный сотрудник предприятия создает в своей учетной системе документ, неотъемлемым реквизитом которого является электронная цифровая подпись.
  2. Через спецоператора документ отправляется контрагенту.
  3. Прием и обработка через специальное ПО электронного документа контрагентом, завершающим этапом которой является постановка электронной подписи.
  4. Отправка подписанного документа обратно составителю через систему ЭДО.

Из этого алгоритма следует, что электронный документооборот между несколькими контрагентами не представляется возможным без:

  • составления внутреннего регламента, содержащего описания условий прохождения документации внутри компании;
  • назначения ответственных лиц, внесения корректировок в учетную политику компании;
  • электронной подписи, наличие которой является обязательным требованием, предъявляемым к организации ЭДО, согласно Закону от 06.04.2011 №63-ФЗ;
  • заключения соглашения с контрагентами об обмене документацией в электронной форме, содержащего информацию касательно вида применяемой электронной подписи, очередности подписания документов, признания документов с электронной подписью, как тех, что равнозначны подписанным вручную;
  • наличия программного продукта для ЭДО;
  • заключения договора с оператором ЭДО.

Наладить ЭДО можно исключительно с теми контрагентами, которые имеют подключение к сервису обмена, при этом абсолютно не важно, услугами какого именно оператора ЭДО пользуется поставщик, клиент, подрядчик или партнер того или иного предприятия.

Ваше имя (обязательно)

Ваш номер телефона (обязательно)

Сообщение

Отправить заявку
Ваше имя*   
Ваш телефон*   
Задача   
Проверочный код*   
captcha
  
* - Поля отмеченные звездочкой, обязательны для заполнения
[_post_url] [_url]