Результаты поиска:

Документооборот в организации и его важность

Верная организация движения деловых бумаг обеспечивает быстрое прохождение важных данных в аппарате управления, пропорциональную загрузку структурных подразделений и должностных лиц. Упорядочивание документооборота между организациями и внутри них, анализ его загруженности с целью оптимизации, всегда положительно влияет на процесс менеджмента в целом.

Потоки деловых бумаг циркулируют по предприятию между пунктами создания, обработки и выполнения, напоминая определенным образом логистическую систему. Это выдвигает определенные требования к управлению перемещением данных.

Так, движение должно быть прямоточным, т.е. исключать непрямые маршруты. В то же время должен соблюдаться принцип единовременного пребывания документа в одном отделе или у одного сотрудника. Разные операции по обработке должны выполняться параллельно с целью сокращения времени пребывания документа в сфере делопроизводства и повышения оперативности выполнения.

Процесс обмена данными в организации.

При рационализации проекта документопотоков на предприятии складывается система документооборота в организации. Графически порядок движения документов фиксируется как схема, которая позволяет установить оптимальные маршруты движения и этапы обработки деловых бумаг, обобщить пути движения, установить порядок обработки информации разных категорий.

Система, схема движения и обмена информацией подразумевает учет как внутренних особенностей предприятия, так условия документооборота между организациями.

Схема документооборота в организации подразумевает описание и регулирование взаимодействия между разными иерархическими уровнями, секретариатом и референтами, как подразделений, так и предприятия в целом, работу канцелярии как звена, которое ответственно за контакты с внешними контрагентами.

Схема разрабатывается и утверждается руководителем службы делопроизводства. В ней отражены условия и правила движения для разных категорий бумаг: входящих, исходящих, внутренних, документов по основной деятельности, финансовых и прочее.

Ведение документооборота в организации всегда опирается на учет его объема, т.е. количество бумаг разных категорий за определенный промежуток времени.

Обмен информацией в электронном виде

Эффективность менеджмента фирмы и рационализация потоков информации тесно связаны между собой. Ключевым фактором успешности тут выступает время передачи, точность, удобство обработки и хранения. Это поднимает вопрос автоматизации данного процесса.

Обращение электронных данных подразумевает фиксацию, обработку, передачу, хранение и использование информации в цифровом формате, т.е. электронный документооборот в организации.

Специфика обмена данными в цифровом формате подчиняется ряду принципов:

  • контроль однократной регистрации;
  • выполнение различных операций параллельно;
  • непрерывность движения документа;
  • наличие единой базы информации для централизованного хранения, что исключает дублирование;
  • эффективная система поиска.

Эти принципы в свою очередь существенно повышают требования к качеству поддержки IT-сферы предприятия и квалификации сотрудников.

Ведение документооборота в организации предусматривает деление данного процесса на этапы с учетом специфики каждой стадии. Так отправление и передача электронных данных поднимает в первую очередь вопрос фиксации авторства, а также времени создания и передачи документа. Получение документов тоже требует контроля идентификации сотрудников, подтверждения доставки и точки актуальности времени. Проверка целостности данных производится путем проверки электронных цифровых подписей. Хранение и архивирование электронных документов в первую очередь требует решения вопроса об их доступности, возможности воспроизведения данных в первичном формате, защищенности информации.

Преимущества электронного документооборота

Организация документооборота на предприятии на основе новейших информационных технологий при помощи современного аппаратного и программного обеспечения дает возможность создать единое пространство электронного обмена документами. Такое пространство будет охватывать как процесс внутрифирменного управления, так и электронный документооборот между организациями.

Преимущества такого обмена информацией внутри фирмы позволяют обеспечить экономию затрат рабочего времени персонала на поиск, отработку и согласование данных (до 30%), сократить потери документов (до 6%), снизить необходимость копирования документов (до 20%). Использование цифрового обмена повышает продуктивность труда (до 25%) и сокращает стоимость архивирования и хранения документации по сравнению с бумагой (до 80%).

С точки зрения внешнего взаимодействия преимущества заключаются в возможности интеграции систем передачи и приема данных в информационный узел. Эта интеграция осуществляется без снижения качества и скорости работы при сохранении форм традиционного делопроизводства. Основа такой интеграции – совместимость и синхронизация форматов документов разных систем электронного обмена.

Проблема передачи корреспонденции между предприятиями все еще часто осуществляется в бумажном виде даже при условии, что внутри предприятий электронный обмен налажен. В результате, информация на бумажном носителе физически передается от одного предприятия другому и механически вводится в другую систему обработки информации.

Внедрение электронного документооборота между организациями призвано снять эту проблему, которая сильно усложняет оперативность управления, особенно в тех сферах, где фактор времени чрезвычайно важен.

Ваше имя (обязательно)

Ваш номер телефона (обязательно)

Сообщение

Отправить заявку
Ваше имя*   
Ваш телефон*   
Задача   
Проверочный код*   
captcha
  
* - Поля отмеченные звездочкой, обязательны для заполнения
[_post_url] [_url]