Результаты поиска:

Электронный документооборот на предприятии: актуальность внедрения

Значительные затраты времени и усилий со стороны сотрудников предприятия касаются составления и оформления текущей документации. Избежать их и наладить максимально продуктивную работу компании позволяет внедрение документооборота на предприятии с использованием программных платформ последнего поколения, таких как «1С: Предприятие». Комплексная автоматизация в случае грамотного внедрения и составления конфигурации, ориентированный на нужды конкретного бизнеса, дает шанс на порядок улучшить показатели доходности за счет рационализации внутренних процессов.

Практика показывает, что неудачное решение организационных вопросов, связанных со сбором, анализом и хранением рабочей информации, может стать причиной серьезных сбоев в функционировании фирмы. В результате анализа документооборота предприятий нередко оказывается, что сотрудники больше 1/3 рабочего времени тратят на фактически ненужные формальности, из-за чего тормозится выполнение всех текущих задач, а показатели доходности снижаются. Конечно, предпочтительнее изначально начинать бизнес, используя передовое программное обеспечение, но вполне реально и модернизировать существующую структуру. Интеграция СЭД (системы электронного документооборота предприятия) позволяет добиться одновременно нескольких целей:

  • повысить показатели производительности труда;
  • обеспечить бесперебойный контроль над процессом ведения документации по всем хозяйственным операциям;
  • создать централизованную информационную базу;
  • сформировать эффективную систему управления текущими бизнес-процессами;
  • избавиться от сложностей, связанных с получением доступа руководства фирмы к необходимым сведениям;
  • гарантировать отсутствие утечки информации, составляющей коммерческую тайну.

Преимущества, которые дают электронное делопроизводство и документооборот на предприятии

Отказ от традиционной структуры документооборота предприятия в пользу инновационного программного обеспечения, положительно сказывается на различных аспектах деятельности. Можно условно поделить положительные эффекты от модернизации на такие две категории:

  1. Тактические плюсы интеграции СЭД касаются преимущественно снижения текущих расходов, то есть легко измеряются и определяются. Речь в данном случае идет об избавлении от ненужной мебели, освобождении дополнительного пространства, минимизации затрат на создание копий, транспортировку бумажных носителей и зарплату сотрудникам, отвечающим за составление и хранение документов. Их других позитивных последствий внедрения электронного документооборота на предприятии можно отметить ускорение выполнения производственных задач, облегчение поиска нужной информации и мотивация сотрудников к повышению квалификации и освоению новых видов работ.
  2. Со стратегической точки зрения апробация автоматизированной системы представляется актуальной для оптимизации основных деловых процессов, а именно – для увеличения величины прибыли, упрощения решения управленческих задач и взаимодействия с партнерами и государственными органами. Электронный документооборот на производственном предприятии особенно важен, поскольку дает возможность систематизации больших объемов данных и создания благоприятных условий для коллективной работы с информацией. Дополнительным преимуществом является сохранение конфиденциальности корпоративных материалов и возможность полного контроля над подготовкой и исполнением документов.

Возможные риски

Помимо очевидных позитивных изменений в работе компании, интеграция высокотехнологичных платформ сопряжена и с некоторыми рисками, основными из которых являются:

  • дефицит ресурсов для реализации запланированных новаций;
  • нежелание персонала следовать новым принципам работы с документами;
  • трудности с использованием незнакомых программных продуктов;
  • отсутствие координации действий подразделений, что увеличивает срок и усложняет процесс модернизации;
  • нечеткая формулировка целей и конкретных задач, а также недостаточная информированность персонала;
  • чрезмерная загрузка сотрудников, не позволяющая в полной мере сконцентрироваться на приобретении новых навыков.

Как субъективных, так и объективных причин неудачного внедрения СЭД можно избежать, если поручить этот процесс специалистам по вопросам автоматизации.

Ваше имя (обязательно)

Ваш номер телефона (обязательно)

Сообщение

Отправить заявку
Ваше имя*   
Ваш телефон*   
Задача   
Проверочный код*   
captcha
  
* - Поля отмеченные звездочкой, обязательны для заполнения
[_post_url] [_url]